Administrativt personale er det personale, der er ansat i en virksomhed med ansvaret for administrationen af det nævnte selskab. Dets opgaver inkluderer således bestilling, organisering og arrangering af forskellige forhold, der er under dens ansvar.
Det administrative personale er derfor de mennesker, der er dedikeret til den daglige ledelse af virksomheden og alle de aktiviteter, den indebærer.
De rapporterer normalt direkte til den generelle eller sekundære ledelse afhængigt af deres arbejde.
Hovedopgaver for det administrative personale
Det administrative personales opgaver er forskellige, men vi vil fokusere på nogle af de mest relevante.
- Alle dem, der er relateret til daglig ledelse: Dokumentarbejde, udarbejdelse af rapporter eller bogføringsnoter.
- Ledelsessupport: I dette tilfælde kan vi medtage alle de nødvendige aktiviteter for at hjælpe ledelsen i deres daglige arbejde. For eksempel udarbejdelse af dokumenter.
- Offentlig opmærksomhed: De har også en tendens til at udføre kunde- eller public serviceopgaver. Fra ansigt til ansigt og personlig, til den, der udføres via e-mail eller digitale platforme.
- Koordinering med andre afdelinger: Administrativt personale har tendens til at interagere tværgående, så alle er nedsænket i en proces, der involverer hele organisationen.
Udvælgelse og uddannelse af administrativt personale
Når vi først er klar over konceptet og de forskellige forpligtelser for det administrative personale, er det tid til at vælge det og, hvor det er relevant, træne det.
Valget
Med hensyn til udvælgelsesprocessen skal følgende punkter tages i betragtning:
- Først og fremmest er det nødvendigt klart at etablere udvælgelsesprocesser, minimumskvalifikationer og andre krav for at få adgang til stillingen.
- Når dette trin er udført, vælges kandidaterne. Det er praktisk at udføre objektive tests såsom eksamener og subjektive, for eksempel personlige interviews.
- Fra det øjeblik, når den rigtige person er valgt, skal det tydeligt angives, hvad deres ansvar vil være. Derudover skal du vide, hvem dine nærmeste chefer er, og procedurerne for at komme med klager eller forslag.
Dannelsen
Med hensyn til træning skal følgende tages i betragtning:
- I de fleste tilfælde kræves normalt en vis forudgående kvalifikation, såsom erhvervsuddannelsescyklusser eller universitetsgrader.
- På den anden side er supplerende uddannelse i jobbet afgørende. Personalet skal trænes i specifikke færdigheder relateret til deres stilling.
- Af denne grund skal forudgående træning kombineres med det, der er direkte relateret til de aktiviteter, der skal udføres. Den første er det grundlag, hvorpå det andet udvikles.
Eksempel på administrativt personale
For at afslutte, lad os se på nogle eksempler i forskellige typer organisationer.
- Det personale, der har ansvaret for opmærksomheden på offentligheden i et byråd, en regional eller statsadministration.
- De operatører, der arbejder med at gennemføre undersøgelser.
- De mennesker, der betjener kunder i et telefonselskab.
- Den administrative support i en finansafdeling.
- Banktællere.