Ordretyperne er de forskellige former for anmodning om køb af materialer eller tjenester, som en virksomhed foretager til sine leverandører.
Det er vigtigt at sige, at anmodningen om ordrer fremsættes af en virksomheds indkøbsafdeling. Disse ordrer er formuleret i overensstemmelse med kravene til materialer og tjenester foretaget af produktions- eller lagerafdelingerne.
Produktionsafdelingen stiller på sin side disse krav i betragtning af, at organisationen har leveringen af de varer og tjenester, der er nødvendige for at udføre produktionsprocessen.
I mellemtiden gør lageret eller lagerafdelingen det for at have den nødvendige tilgængelighed af produkter. Dette for at imødekomme anmodningerne fra kunder, der køber de produkter, som virksomheden sælger.
Typer af ordrer
Der er forskellige klassifikationer af ordrer, blandt de vigtigste kan vi nævne følgende:
1. På de betingelser, der er fastlagt mellem parterne
I henhold til betingelserne mellem parterne kan ordrer klassificeres i:
til. Betinget ordre
Naturligvis er den betingede ordre en type ordre, hvis opfyldelse er begrænset af et sæt kommercielle betingelser, som køberen kræver af sælgeren. Disse betingelser kan være nogle fordele såsom rabatter, betalingsmetoder, leveringstider og betingelser for fremtidens efterspørgsel.
Derfor vil opfyldelsen af aftalen afhænge af sælgerens accept af kontraktbetingelserne. Det vil sige, denne ordreformular kaldes et ordreforslag.
b. Fast ordre
Denne type ordre opstår, når køber og sælger er enige om alle de etablerede betingelser. Det kræver ikke, at der foretages nogen form for forhandling eller ændring for overholdelse. Dette i betragtning af at alle betingelser tidligere er etableret, og den tilsvarende kontrakt er underskrevet. Dokumentet er allerede en ordrenote.
2. Af det ønskede objekt
I henhold til det ønskede objekt kan ordrene være:
til. Anmodning om tjenester
Det er naturligvis den formelle anmodning om levering af en tjeneste eller en opgave af en klient. Denne funktion inkluderer muligvis ikke det nødvendige materiale til at udføre opgaven. Hvis du ikke inkluderer materialerne, er ordreanmoderen ansvarlig for omkostningerne ved materialerne.
b. Materialerækkefølge
Rækkefølgen af materialer bruges af virksomheder, der kræver bestemte produkter eller materialer for at udføre deres opgaver og være i stand til at fungere. De kan være fabrikker, der omdanner materialer til produkter eller distributionsselskaber, der sælger produkter. Det vil sige, materialerne kan bruges til at blive forbrugt eller til at genopfylde lager af produkter.
3. Efter materialets destination
Afhængig af destinationen for det ønskede materiale kan ordren være:
til. Udskiftningsordre
Utvivlsomt kræves påfyldningsordrer af en virksomheds lager eller lagerafdeling. Disse krav stilles for at opretholde den mindste mængde lager, som virksomheden har brug for. Dette for effektivt at imødekomme rutinekravene til virksomhedens interne eller eksterne kunder.
b. Ekstraordinær forbrugeranmodning
En ekstraordinær ordre kan genereres, når virksomheden har et tilstrækkeligt forsyningsniveau af disse materialer i sin opbevaringsproces. Men da virksomheden forventer større forbrug eller større efterspørgsel, placerer den ekstraordinære ordrer. På denne måde lykkes det at overholde det ved tilstrækkeligt at imødekomme markedets krav.
4. Ved bestillingsformularen
Med hensyn til formularen klassificeres ordrene som:
til. Normal rækkefølge
Det er klart, at en normal ordre placeres på den sædvanlige måde at dække leveringen i korte perioder. Denne tid kan være fra en uge, en måned eller deltagelse i en bestemt sæson. Generelt foretages disse ordrer i overensstemmelse med de leveringspolitikker, der anvendes af virksomhederne. Det vil sige, de reagerer på den normale levering, som organisationen kræver.
b. Planlagt ordre
På den anden side foretages den planlagte ordre baseret på virksomhedens historiske købsdata i betragtning af regelmæssige perioder til afgivelse af ordrer. På denne måde reduceres omkostningerne til ledelse og materielanskaffelse. Dette skyldes, at virksomheden, når den planlægger sine ordrer, køber i store mængder.
Naturligvis har denne type ordre brug for en kontrol af de datoer, der er fastlagt for leveringerne, da en fiasko i forsendelserne kan påvirke den nødvendige lagerbeholdning.
c. Åben ordre
En tæppeordre opstår, når der er en forpligtelse til at købe materialer og produkter i store mængder. Men leveringerne foretages i mindre mængder ved at placere leveringstiderne. Disse ordrer kan håndtere omtrentlige mængder, som erhverves gradvist.
Hvordan kan du formalisere enhver form for ordre?
Ordrer skal formaliseres for at overholdelse kan være effektiv. De mest almindelige måder at bekræfte en ordre på er som følger:
1. Brug af telefonen
Først og fremmest kan bekræftelsen af en ordre ske ved hjælp af telefonkommunikation. Men for at ordren skal formaliseres, er det praktisk at bruge et skriftligt dokument efter bekræftelsen pr. Telefon.
2. Brug af skriftlige kommunikationsmidler
For det andet ved hjælp af de skrevne medier. De mest almindelige former for skriftlig kommunikation er breve, fax og e-mail. Skriftlige formularer har den fordel, at alle betingelser formelt er etableret mellem købere og sælgere.
3. Ordrenote
For det tredje er en ordrenote et udskrevet dokument, der indeholder de vigtigste data for at lette indtastning af information og fremskynde processen. Det gør købs- og salgsprocessen lettere.
4. Gennem en kommerciel agent
Bestillingen kan også formaliseres, når den kommercielle agent leverer ordreformularen og derefter underskrives for opfyldelse.
Afslutningsvis kan det siges, at der findes forskellige typer ordrer. Disse er skræddersyet til de enkelte virksomheds specifikke behov og krav. Hvad der nu skal være klart, er, at uanset hvilken type ordre, der bruges, skal ordren klart indeholde alle de salgsbetingelser, der er vigtige for virksomheden.
Disse betingelser, såsom priser, rabatter, leveringsdatoer, kvalitet og alt andet, der kan være af interesse, skal fastlægges så præcist som muligt. Dette for ikke at give anledning til forskellige fortolkninger.