Et memorandum er et dokument, hvor indikationer eller information gives om et bestemt emne på en direkte og kortfattet måde. Dette i fx rammerne for en forretningsorganisation.
Med andre ord giver et memorandum medlemmer af en afdeling eller hele organisationen mulighed for at blive informeret om en bestemt sag, for eksempel en begivenhed, der skal finde sted i de næste par dage eller en ledelsesbeslutning. Det er et instrument til intern organisationskommunikation.
Vi skal huske på, at et memorandum er et formelt dokument, så det sprog, der bruges i dets skrivning, skal også være formelt.
Ordet memo kommer fra det latinske verbum huske, hvilket betyder at huske.
Et andet kendetegn ved denne type dokumenter er, at det normalt er nummereret. Således modtager du en bestemt kode.
Memorandummet er derudover normalt en type envejskommunikation. Det er, der rapporteres om en kendsgerning, men der forventes ikke et svar, som det f.eks. Er tilfældet med et brev.
Det er også værd at nævne, at vi taler om en type dokument, der anvendes på det diplomatiske område, hvor en meget vigtig kendsgerning formidles. Ligeledes kaldes et memorandum en notesbog, hvor en person skriver ned, hvad de synes, de skal huske i den nærmeste fremtid.
Elementer og dele af et notat
Elementerne i et memorandum er som følger:
- Sted og dato for udstedelsen.
- Navn (og jobtitel, hvis relevant) på modtageren eller den afdeling eller det område, som kommunikationen er rettet mod.
- Emne eller emne.
- Teksttekst.
- Afsenderoplysninger.
Det skal bemærkes, at det anbefales at placere ordmemorandummet i overskriften, så modtageren (e) ved, hvilken type dokument de har modtaget.
Eksempel på notat
México, D. F. 14. december 2020
Memorandum nr. 5961
Til: Redaktører for sektionen Økonomi.
Emne: Kursus.
Alle redaktører for sektionen Økonomi indkaldes hermed til træning i nye digitale marketing- og SEO-værktøjer, der finder sted den 16. december i bestyrelseslokalet mellem kl. 15.00 og 16.00.
Deltagelse er obligatorisk. Hvis redaktøren har planlagt et interview eller en konference, skal du koordinere med sektionsredaktøren for at planlægge deres træning på et senere tidspunkt.
Med venlig hilsen
Eduardo Camacho.
Personalechef.