Administrativ proces - Hvad det er, definition og koncept

Den administrative proces er et sæt faser (planlægning, organisering, ledelse og kontrol), hvis formål er at nå målene for en virksomhed eller organisation på den mest effektive måde.

Med endnu enklere ord består den administrative proces af en række faser, der hjælper os med at nå de foreslåede mål. Den administrative proces er kontinuerlig. Det handler ikke om at udføre hver af faserne, og alt ender der. Når en cyklus slutter, går den videre til den næste. Det bruges normalt til virksomhedens generelle mål, bestemte mål eller endog til mindre projekter.

Henri Fayol, var skaberen af ​​den administrative proces. Fra det stammer de 4 faser, der udgør den administrative proces:

• At planlægge.
• Organisere.
• At føre.
• Styring.

For Fayol var disse fire faser afgørende for en god ledelsesmæssig ledelse. Hvert ledelsesteam skal mestre dem og tage dem i betragtning til ethvert projekt. Fayol var dog aldrig ekstrem i sine ideer, og du kan læse i hans arbejde, hvordan han forlod plads til fleksibilitet og tilpasning. Således har tilhængerne af den klassiske administrationsteori gennemført, forbedret og tilpasset den administrative proces til de forskellige typer virksomheder, der er født i de sidste årtier.

Virksomhedens mål

Oprindelsen til den administrative proces

Vi skylder oprindelsen af ​​den administrative proces til Henry Fayol. Omkring 1916, efter 50 år som leder af et mineselskab, udgav Fayol sin bog "Administration Industrielle et Générale". På spansk ville det være noget der lignede «Industriel og generel administration».

I denne bog udviklede han, baseret på sin erfaring, hele sin teori. Fayol fremhævede i sit arbejde de forskellige ledelsesniveauer, administrative funktioner og en liste over principper, der skal styres korrekt.

Det er dog værd at nævne, at den mest anerkendte af alt hans arbejde er hans principper. Specifikt 14 principper for korrekt administration.

Karakteristika for den administrative proces

En administrativ proces har en lang række egenskaber og særegenheder afhængigt af den virksomhed, der udvikler den, vi nævner de mest almindelige:

• Den består af fire indbyrdes forbundne faser.
• Det skal fange alle de mål, der skal nås med det.
• Alle de arbejdere, der skal være en del af processen, skal informeres om det samme.
• Dens mål er at skabe en køreplan for at optimere hver af de handlinger, der er inkluderet i den administrative proces så meget som muligt.
• Det kan bruges af ethvert firma, uanset dets egenskaber.
• Det udføres med en tidligere fastsat tidshorisont. På denne måde giver det en vis fleksibilitet til at blive tilpasset omstændighederne.

Stadier i den administrative proces

I definitionen har vi sagt, at den administrative proces består af en række faser: planlægning, organisering, ledelse og kontrol. I dette afsnit vil vi udvikle og forklare dem. Selvfølgelig er det først og fremmest praktisk at vide, hvordan disse to faser adskilles:

• Mekanisk fase: Den mekaniske fase består af planlægning og organisering. Vi kan sige, at det er en statisk del af processen.
• Dynamisk fase: Den dynamiske fase består på sin side af retning og kontrol. I denne forstand henviser ordet dynamisk til bevægelse.

Når vi først har planlagt og organiseret, er vi nødt til at udføre og komme ned på arbejde.

Under alle omstændigheder er vigtigere end at skelne mellem mekanisk og dynamisk at kende de forskellige faser, der sammensætter det:

1. Planlægning: Prøv at planlægge de opgaver, der skal udføres, og løse de relevante spørgsmål, der vil blive udført senere.
2. Organisation: Ideen er at se, hvem der har ansvaret for hver opgave, i hvilken rækkefølge og hvilken struktur projektet har i udførelsen.
3. Retning: Ledelsen er ikke kun ansvarlig for afsendelsen, men har også ansvaret for at hjælpe, støtte og gribe ind i enhver konflikt, der opstår i opnåelsen af ​​mål.
4. Styring: Kontrol er baseret på overvågning af pålidelige målinger, der giver dig mulighed for at overvåge, at de største mål bliver nået.

Se stadierne i den administrative proces i detaljer

Betydningen af ​​den administrative proces

Den administrative proces spiller en grundlæggende rolle i ledelsen af ​​en virksomhed. Det antages, at køreplanen skal følges i en bestemt periode for at nå de mål, som ledelsen har sat.

På denne måde vil organisationens mulighed for at øge sin grad af effektivitet, når det drejer sig om at nå de foreslåede mål, at følge alle de faser, der er etableret i den administrative proces. Denne proces vil betyde en reduktion i antallet af forbrugte ressourcer. Af denne grund kan de sparede ressourcer bruges til andre handlinger, der er gavnlige for virksomheden.

Blandt de fordele, vi kan fremhæve ved den administrative proces, fremhæver vi følgende:

• Det gør det muligt for virksomheden at have fremtidig planlægning til enhver tid.
• Handlingerne, der skal udføres i hvert af de mulige scenarier, vil blive fastlagt.
• Det fastlægger klart de mål, som en bestemt virksomhed har på kort, mellemlang og / eller lang sigt.
• Ressourcer optimeres maksimalt
• Undgå overflødige udgif.webpter, der ikke tidligere var overvejet.
• Det kan føre til øget produktivitet, da det forbedrer koordineringen mellem teammedlemmer.

Endelig skal det bemærkes, at en perfekt designet administrativ proces forhindrer, at der vises begivenheder, der bryder ledernes ordninger. Derfor reduceres antallet af improviserede tiltag, der kan føre til beslutninger, der er skadelige for virksomhedens drift.

Eksempel på administrativ proces

Antag for eksempel, at vi er bjergbestigere. Vores mål er at nå toppen af ​​de fem højeste bjerge i verden. Målet er klart, men vi har brug for en proces for at nå vores mål så sikkert som muligt. Det vil sige uden at bringe vores helbred i fare.

Vi har derfor brug for en proces for at nå vores endelige mål: at nå de fem toppe. Selvom hver top er forskellig, vil vi igen følge en række etaper for at nå hver top (mellemmål). Vi kalder denne række faser, som er almindelige for at nå målene, den administrative proces.

I denne forstand skal enhver virksomhed eller organisation, der har til hensigt at nå mål, anvende en administrativ proces. Uden den administrative proces er det meget vanskeligt at nå de foreslåede mål. Næsten umuligt. Kan du forestille dig at klatre Everest uden at have noget planlagt, uden at have trænet og alt ude af kontrol? Den samme ting sker i erhvervslivet.