Procesanalyse er en metode, der beskriver de forskellige trin, der udgør en proces.
Det er vigtigt at bemærke, at det er vigtigt at analysere hvert trin i processen, fordi nogle af dem tilføjer værdi, og andre kun producerer affald. Analysen gør det muligt at identificere de trin, der er negative for virksomhedens drift. Hvad der søges ved udførelse af en procesanalyse er at reducere eller eliminere de trin, der producerer affald.
På den anden side hjælper viden og forståelse af, hvordan processerne fungerer, med at forbedre og sikre virksomhedens konkurrenceevne. Dette, da det giver mulighed for at undersøge på en generel måde, hvordan processerne fungerer, og endda numeriske data kan opnås. Disse data giver indikatorer for den tid, der kræves til processen, mængden af affald, hvor mange mennesker der er involveret og de krævede omkostninger.
I sidste ende, hvad der søges, når man udfører en procesanalyse, er at adskille de trin, der udgør processerne. Undersøg derefter hvert trin separat for endelig at afgøre, om det fungerer korrekt, eller hvis ikke, se efter måder at forbedre dem på.
Vigtige begreber i procesanalyse
Først og fremmest er de mest betydningsfulde begreber at mestre for bedre at forstå en procesanalyse:
Hvad er en proces?
En proces er et sæt trin eller aktiviteter relateret til formålet med at opnå et bestemt resultat. Hver proces involverer en række input, som transformeres for at opnå output. Outputs svarer til slutresultatet eller forventet resultat.
Hvad er analyse?
Nu er analysen en metode, der består i at identificere de komponenter, der udgør en helhed eller en enhed. Derefter fortsætter vi med at adskille hver af komponenterne. Hver komponent skal undersøges detaljeret for at kende dens egenskaber, dens art og hvordan den fungerer.
Trin til udvikling af en procesanalyse
De vigtigste trin til at udføre en procesanalyse er som følger:
1. Identifikation af processer
For at begynde at gennemføre en procesanalyse skal du først identificere de processer, der forårsager et problem. Dette for at forbedre dem. De processer, der skal forbedres, er dem, der ikke lever op til de fastlagte mål.
2. Udnævn arbejdsteamet
Efter at de processer, der skal forbedres, er identificeret, er det næste trin at udpege den gruppe mennesker, der skal gennemgå og analysere dem. Det mest passende vil være at vælge de mennesker, der kender processerne eller er relateret til dem.
Arbejdsteamet skal bestå af:
- En person, der påtager sig rollen som teamleder.
- En leder af virksomheden, der har beslutningskapacitet.
- En gruppe arbejdere, der kender processen.
- Arbejdstagere fra andre afdelinger, der nøje vil overvåge forbedringerne.
3. Opret et procesdiagram
Dernæst udarbejdes et procesdiagram. Dette diagram gør det let at grafisk visualisere den proces, der skal forbedres. Diagrammet giver dig mulighed for at forstå processen på en enkel måde og holde hvert medlem af teamet ansvarligt for de opgaver, de skal udføre. I dette trin er det praktisk at definere start- og slutdatoer for procesanalysen.
4. Kend den aktuelle situation i processen
Dette trin giver dig mulighed for at vide, hvordan en proces udvikler sig. Derefter skal der søges efter den optimale måde at implementere den på, så der opnås bedre resultater. For at opnå en procesforbedring er det vigtigt at kende de involverede arbejdstageres meninger. Det er også nødvendigt at gennemgå de numeriske data om effektiviteten af processen, hvad der er det endelige mål for processen og de forhindringer, der kan påvirke den.
5. Bestem aspekterne til forbedring
Efter at have kendskab til den aktuelle præstation af processen, er det vigtigt at afgøre, hvilke aspekter der skal forbedres. De aspekter, der skal forbedres, skal være korreleret med de forventede mål for processen.
6. Omdesign den forbedrede proces
Endelig, efter at have gennemført alle de foregående trin, redesignes den nye forbedrede proces. Dette redesign kan udføres med alle de oplysninger, der er opnået gennem de ovennævnte trin. Omformningen af den nye proces skal fokusere på at nå målene. Hvis de forventede mål nås, er analysen vellykket, og virksomheden vil udføre mere effektivt.
Fordele ved at gennemføre en procesanalyse
Uden tvivl er målet med at gennemføre en procesanalyse ikke kun indsamling af data og information. Det vigtige er, at de opnåede data og oplysninger kan bruges til at foretage de tilsvarende og nødvendige forbedringer i processerne. Ellers spilder du kun tid, kræfter og ressourcer.
Fordelene, der kan opnås ved brug af denne metode, er:
- Forbedre kvaliteten af processerne.
- Forøg effektiviteten af virksomheden.
- Reducer omkostningerne ved de implementerede processer.
- Forenkle arbejde og aktiviteter.
- Gør arbejdet generelt mere effektivt og sikkert.
Typer af procesanalyse
De to vigtigste typer af procesanalyse er:
- Analyse af procesopgaver: I analysen af procesopgaver er hovedfokus de aktiviteter og opgaver, som folk udfører. Derfor er det vigtigste i denne analyse folket eller hvad de gør.
- Analyse af procesprodukter: Produktanalyse fokuserer på, hvad der kan gøres mod et objekt. Det vigtigste er objektet, eller hvad der kan gøres ved det.
Selvfølgelig kan du i analysen finde rækkefølgen af trinene i hele processen. Disse trin og deres tilsvarende rækkefølge kan repræsenteres grafisk ved hjælp af en bestemt symbologi.
Arbejdsark til procesanalyse
Generelt for at udføre en procesanalyse kan du bruge et simpelt ark, der skal have følgende kolonner:
- Nummer: Her noteres antallet svarende til hvert trin i processen i henhold til den krævede rækkefølge.
- Trin: Trinkolonnen bruges til at registrere og beskrive hvert af de trin, der skal følges i en proces.
- Flyde: Symbologien, der bruges til at visualisere procesflowet, placeres i flowkolonnen.
- Vejr: En passende tidsenhedsmåling bruges i denne kolonne til at registrere ydeevnen for hvert trin.
- Grafiske symboler: I dette afsnit repræsenteres den rigtige rækkefølge for hvert af procestrinene med symboler.
Procesanalysearket vil blive repræsenteret som følger:
For at afslutte, slutter vi med at sige, at procesanalyse er en meget nyttig metode for enhver virksomhed, da når en passende procesanalyse udføres, er det meget let at identificere og evaluere alle de trin, der kan forbedres i de processer, der præsenterer nogle problemer. Derudover hjælper det med at træffe beslutninger om at implementere redesignet af processer, der skal forbedres, så målene kan nås.