Omfanget af et projekt er det sæt processer, der er nødvendige for at afslutte projektet. I denne forstand processer som design, udførelse og kontrol. Omfanget fastlægges af interessenterne i projektet.
Når en organisation tænker på et projekt, skal den foretage nogle indledende evalueringer. Dette er tilfældet med den økonomiske evaluering af projektet, juridiske, miljømæssige, sociale, økonomiske evalueringer osv. Indtil endelig og efter at have opnået gunstige resultater i disse beskrevne evalueringer, besluttes det at starte projektet.
Men ud over evolution betyder start af et projekt også at definere, hvad projektets handlingsradius vil være, såvel som alt, hvad der er nødvendigt for at udføre det. Af denne grund er det vigtigt at kende dets omfang og definere det på forhånd.
Omfanget af målene
Et projekt kan være fra en metode til at løse et problem, forbedre en organisations situation, til den investering, der foretages i noget, der i fremtiden vil give fordele. Men det er vigtigt at vide, at projektet ikke løser alle aspekter af organisationen, men kun dem, hvor dens mål er relateret.
For eksempel, hvis en virksomhed beslutter at bygge et nyt lager til lageropbevaring, vil dette projekt løse problemer med plads, lagerkapacitet, produktion (fordi det har mere plads at gemme, det kan producere lidt mere) og hurtigere distribution.
Dette skyldes den større lagerbeholdning, som gør det muligt at sende produkter oftere. Imidlertid behøver dette projekt ikke at påvirke kvaliteten af de produkter, der fremstilles, da dets mål er relateret til lager, plads og opbevaring. Men ikke i den tidligere produktionskæde.
Interessentens omfang
Projektets omfang er en proces, der planlægges med de mennesker, der er interesserede i projektet, enten fordi de deltager direkte i det (ingeniører, revisorer, vejledere og ledere), eller fordi de finansierer dette projekt.
Det er vigtigt at definere omfanget af interessenterne, da det definerer, hvordan og hvornår de vil deltage i projektet.
- Ingeniører i design- og overvågningsfasen.
- Revisorer under udførelse for at kontrollere udgif.webpter;
- Vejledere i løbet af opgaveudførelsesfasen
- Og investorer før, under og efter, men kun af hensyn til ansvarlighed.
Dette gør det muligt for projektet ikke at gribe ind for meget med personlig forståelse og lade hver deltager deltage på den måde, der svarer til dem.
Omfang af aktiviteter
Projektets aktiviteter, fra idé, design, udførelsesfase til afsluttende fase, skal defineres fra en liste og efterfølgende programmering med deres respektive ledere, økonomiske og operationelle ressourcer nødvendige. I denne forstand kan et Gantt-diagram eller projektstyringssoftwareværktøjer bruges til bedre at overvåge hvert trin.
Omfanget af aktiviteterne giver igen mulighed for at afgrænse projektets tid, de nødvendige medarbejdere og de økonomiske og ikke-økonomiske ressourcer til at udføre det.
Kan projektets omfang ændres?
Selvfølgelig ja. Og det er meget sandsynligt, at et projekt kræver ændringer i dets omfang, da det er meget vanskeligt at etablere en fuldstændig selvsikker grundlinje, fordi aktiviteterne og ressourcerne planlægges uden at kende de mulige muligheder.
Det vigtige i denne forstand er, at alle interesserede parter igen deltager i ændringerne af projektets omfang for at give deres godkendelse og være opmærksomme på den nye programmering og justeringer.
Det er dog ikke et godt tegn at foretage for mange ændringer i omfanget af et projekt, da det viser, at der var mange aspekter, som ikke blev forudsagt. Derfor er det årsagen til manglende teknisk planlægning.
I denne forstand anbefales det, at i undersøgelsen af et projekts omfang, hvis de interesserede parter ikke har tilstrækkelig erfaring til at definere det, indarbejdes en ekspert på området eller lignende projekter for at give deres påskønnelse og anbefalinger. På denne måde kan vi også minimere de risici, der er forbundet med konstant at skulle ændre projektet. Nå, hvis ja, med dette ville vi påtage os forbrug af flere ressourcer, samtidig med at tidspunkterne for deres afslutning og opnåelse af fordele ville blive forlænget.
Ansvar i et projekts omfang
Et princip i ledelseskontrol er at etablere personer, der er ansvarlige for hver strategiske linje. I projektledelse er det således vigtigt at vide, hvem der er ansvarlig for hvert trin. På denne måde kan rapporter anmodes om at følge op på projektledelse. Og derudover vil vi være i stand til at vide, om det udføres korrekt i gearet til projektcyklussen.
De ansvarlige er dem, der vil være i stand til at advare, hvis der kræves en forlængelse i tid, en stigning i ressourcer eller mennesker.
Kort sagt er et projekts omfang en foreløbig struktur af tid, ressourcer, mennesker, mål og forventede resultater af projektet, som er udviklet med en gruppe mennesker, der deltager og / eller drager fordel af det.
Selvom omfanget af projektet kan undergå ændringer, anbefales det at planlægge det fleksibelt og med et realistisk billede af dets gennemførelse og resultater. Formålet med dette er ikke at lide skuffelser, der ikke er forudset med tilstrækkelig teknisk strenghed.