Processtyring
Process management er en tilgang, der betragter en organisation som et netværk af relaterede og sammenkoblede processer. Derfor er det måden at styre en organisation baseret på de processer, der udføres.
Utvivlsomt er en proces en sekvens af aktiviteter, der sigter mod at tilføje værdi til et input for at opnå et resultat eller output. Al produktion skal tilfredsstille et behov eller et krav fra en virksomheds interne eller eksterne kunde.
Naturligvis skal enhver proces, hvad enten den er enkel eller kompliceret, stor eller lille, have en input, en transformation og en output. Input er en hvilken som helst ressource eller input, der skal transformeres. Transformation er den arbejdsproces, der tilføjer værdi til input og får et resultat. Outputtet udgør det endelige resultat, såsom den vare eller service, der formår at tilfredsstille et behov.
Derudover står procesfokuseret styring i kontrast til den traditionelle struktur for funktionsbaserede organisationer. Den grundlæggende idé er at tilføre værdi til interne og eksterne kunder. Af denne grund søges den kontinuerlige forbedring af alle processer gennem deres identifikation, beskrivelse og dokumentation.
Hvordan ved du, om en aktivitet er en proces?
Faktisk kan ikke alle de aktiviteter, der udføres i en virksomhed, betragtes som en proces. For at betragte en aktivitet som en proces skal du:
1. Har en klar mission og formål
Hver aktivitet, der er klassificeret som en proces, skal reagere på den mission og formål, som organisationen har oprettet. Disse aktiviteter skal reagere på, hvad virksomheden forventer at blive udført.
2. Aktiviteten skal defineres nøjagtigt
Alle medlemmer af organisationen skal vide nøjagtigt, hvordan hver proces skal udføres. Selv når en ny medarbejder er ansat, kan du få adgang til dokumenterede kilder, der angiver, hvordan hver aktivitet udføres.
3. Den skal indeholde ind- og udgange
Selvfølgelig skal hver proces have et input af input eller råmaterialer, der skal omdannes til et endeligt resultat. Dette resultat er det, der er kendt som output af processen, der tilføjer værdi for interne og eksterne kunder.
4. Leverandører, kunder og et slutprodukt kan identificeres
Naturligvis vil leverandørerne være alle dem, der leverer input eller råmaterialer til at udføre processen. Kunden vil være modtager af den genererede vare eller tjenesteydelse. Mens det endelige produkt er det output af værdi, som processen genererer.
5. Aktiviteten kan opdeles i opgaver eller delprocesser
Hver proces kan have en eller flere opgaver, der udføres af en eller af en gruppe mennesker, der er ansvarlige for dens udførelse.
6. Kan dokumenteres
Alle disse aktiviteter kan dokumenteres ved hjælp af en processtyringsmetode, der definerer tidspunkter, ressourcer og omkostninger. Al denne dokumenterede registrering sikrer overholdelse af kvalitetsstandarder.
7. Har ansvarsfordeling
Bestemt er en proces opdelt i opgaver, der skal udføres i en afdeling eller i flere afdelinger i virksomheden. Hver aktivitet skal tilføre værdi til interne kunder, hvis vi taler om en underproces eller ekstern, hvis det er den sidste fase af procesafslutningen. Ved hvert trin skal der være en person, der har ansvaret for hver af udgangene.
Hvorfor er det vigtigt at være procesbaseret?
Det er logisk at antage, at processtyring definerer de processer, der skal udføres på en tidligere struktureret måde, løbende gennemgår dem for at finde muligheder for forbedring. Dette, da det, hvis processerne i en organisation løbende forbedres, hjælper med at forbedre organisationens samlede funktion.
Faktisk giver fokus på processer et samlet overblik over driften af virksomheden generelt og globalt. Det anerkender også, at virksomheden skal have en vandret struktur for at reagere på en cyklus af processen på en komplet måde.
Derudover søger alle processer kundetilfredshed. Når vi taler om en mikroproces, inkluderer den kun interne processer, der tilfredsstiller interne kunders behov. Nu inkluderer en makroproces både interne og eksterne processer for at tilfredsstille organisationens interne og eksterne kunder.
Tilsvarende vil virksomheden med fokus på processer være i stand til at opnå en konkurrencemæssig fordel, da denne type administration prioriterer kundetilfredshed. Det betyder, at virksomheder er tvunget til at maksimere deres effektivitet. Derfor er det bydende nødvendigt, at organisationer søger løbende at forbedre deres processer og til gengæld for virksomheden generelt at tilbyde bedre løsninger på kundeproblemer.
Fordele ved processtyring
Processtyring har følgende fordele:
1. Reducer unødvendige interne omkostninger
Til at begynde med kan virksomheden reducere unødvendige omkostninger inden for sine processer, da det kan fjerne opgaver eller trin, der ikke tilføjer værdi. Derfor, hvis unødvendige trin elimineres, elimineres også omkostningerne.
Ved at eliminere ikke-værdiskabende aktiviteter bliver processen mere præcis, og virksomheden kan fokusere mere på at imødekomme kundernes krav, behov og forventninger. Alt i alt sparer det ressourcer som tid, penge og menneskelig indsats.
2. Forkort leveringstiderne
Derefter kan leveringstider eller leveringstider afkortes ved at identificere nedetid for procescyklus. Af denne grund elimineres og strømlines processer.
3. Forbedrer kvaliteten og den service, som kunden opfatter
På den anden side tilfredsstiller kunden bedre ved at forbedre kvaliteten og den tilbudte service. At få kunder til at opretholde et forhold til virksomheden.
4. Indarbejde yderligere serviceaktiviteter
Ligeledes gør denne tilgang det meget let at tilføje yderligere kundeservicefordele. Disse aggregater af tjenester har lave omkostninger og kan let opfattes af klienten.
Karakteristika for organisationer, der bruger processtyring
1. Processen dominerer over strukturen
For det første mener virksomheder, der anvender processtyring, at virksomhedens struktur ikke er andet end infrastrukturen til at udføre processerne. Derfor giver de relevans til processerne, og strategierne er designet ud fra processerne.
2. Dets organisation er tværgående
For det andet får processtyring organisationer til at konfigurere sig selv som et sæt eller system af processer og delprocesser, der muliggør opnåelse af mål. Hovedformålet med alle processer er at skabe værdi for kunden.
3. Brug af oplysningerne
For det tredje lægger organisationer stor vægt på information om de forskellige processer og aktiviteter, der skal udføres. Den konstante strøm af information er vigtig for at fungere med succes i alle processer og i virksomhedens generelle drift.
4. De er værdigeneratorer
Endelig er organisationer, der anvender styring ved processer, værdigeneratorer. Af samme grund, at det er procesbaseret, er hver output en merværdi gennem de produkter og tjenester, de tilbyder. Og dette er det grundlæggende formål med enhver proces.
Trin til processtyring
De vigtigste trin i implementeringen af processtyring er:
1. Information, uddannelse og deltagelse
Process management er en ny måde at styre på. Derfor er det vigtigt, at alle er informeret og uddannet inden implementering af processerne. Derudover skal alle informeres om de mål, processen søger, hvad dens faser er, og hvilket samarbejde der kræves.
2. Identifikation af processer
Naturligvis skal processerne identificeres tydeligt. Derfor skal der laves en liste over alle de processer, der udføres. Hver proces skal have:
- Et navn.
- De aktiviteter og trin, du skal tage.
- Et proceskort.
3. Valg af relevante processer
Det skal bemærkes, at de relevante processer er dem, der tilføjer mest værdi og er meget vigtige for virksomheden at udføre effektivt. Af denne grund har de en betydelig indvirkning på virksomhedens strategiske mål.
4. Etablere en ansvarlig
Når de relevante processer er identificeret, tildeles de en leder. Den ansvarlige person skal have det ansvar og den autonomi, der er nødvendig for at opfylde de strategiske mål.
5. Procesanalyse og problemdetektering
Hver proces analyseres, uanset om den opfylder de foreslåede mål. Hvis nogen af dem ikke møder dem og præsenterer et problem, skal de redesignes korrekt.
6. Rettelse af problemer
Når først de problemer, der har størst indflydelse på målene og klienterne, er identificeret, søges der en løsning på dem. Dette definerer de handlinger, der skal følges for ikke at påvirke processens udførelse og organisationen som helhed.
7. Brug af indikatorer
Endelig evalueres processerne med jævne mellemrum. Det afhænger af denne evaluering, hvis de overholder de foreslåede indikatorer. Indikatorerne er meget vigtige for at analysere processernes reelle ydeevne og for at kunne bestemme de svage punkter. Alt dette for at anvende korrigerende foranstaltninger.
Afslutningsvis kan det siges, at processtyring øger organisationernes effektivitet. Dette, fordi dets succes afhænger af tilstrækkelig udførelse af dets processer, som skal være klart dokumenteret. Men frem for alt skal de sigte mod at skabe værdi for kunden.
