Organiseringen af et projekt er den aktivitet, der gør det muligt at udføre en gruppering af virksomhedens menneskelige ressourcer i de mest passende opgaver. Alt dette for at nå et fælles mål.
Organiseringen af et projekt består derfor af at organisere mennesker, tildele dem til bestemte projekter i henhold til deres kvaliteter.
Normalt er det projektlederen, der udfører denne opgave. På samme måde skal du styre de nødvendige ressourcer effektivt og effektivt. På denne måde er ledelse og organisation tæt forbundet.
Vigtigheden af at organisere et projekt
For at kunne køre et projekt effektivt skal det være ordentligt organiseret. Dette, som synes simpelt, er et almindeligt problem i virksomheder. Hvis vi ikke ved nøjagtigt, hvad vi ønsker, og hvordan vi bruger ressourcerne til at opnå det, vil organisationen være en fiasko. Derfor er vigtigheden af en god organisation.
Af ovenstående grunde skal uddannelse af projektledere inkludere dette aspekt. Det er vigtigt at lære, hvordan man organiserer dem for at kunne lede dem senere. En måde at udføre en korrekt fordeling af de forskellige ressourcer i hver opgave er en god organisationsplan. I det næste afsnit vil vi se, hvad det består af.
Planen i organisering af et projekt
Ledelsesplanen fokuserer på alle aktiviteter, der udføres af virksomheden, men organisationsplanen gør det frem for alt på den menneskelige faktor. Fordi det vigtigste er at placere hver person i den mest passende opgave. Derfor anbefales det at følge følgende trin:
- Først og fremmest skal vi være klare over, hvem vi har: Du skal lave en oversigt over menneskelige ressourcer med deres styrker og svagheder. Fordi vi har brug for at vide, hvad hver enkelt er god til for at tildele dem til den mest passende position.
- På den anden side skal du gøre det samme med opgaverne: Projektet skal opdeles i de mindste dele. Dette kræver godkendelse af resten af det involverede personale. Når vi har dem, kan vi oprette en dobbelt indtastningstabel med begge variabler.
- For det tredje skal hver person tildeles deres opgave: Til det skal vi vide, hvem der er bedst egnet til hver aktivitet. Her skal du tage højde for din akademiske baggrund, din erhvervserfaring og selvfølgelig dine personlige motivationer på arbejdspladsen. På dette tidspunkt kan en opgavetildelingsteknik som den ungarske metode bruges.
- Endelig er det nødvendigt at fastlægge afslutningsfrister, tilladelser til mulige forsinkelser og en passende form for kontrol.Når hver opgave er udført, kan det således ses, om der var afvigelser fra det, der var planlagt. Som vi vil se nedenfor, er et organisationsdiagram vigtigt i dette trin.
Organisationsoversigt i organisationen af et projekt
Hvad er et organisationsdiagram? Et organisationsdiagram er en graf, der giver dig mulighed for at observere en virksomheds struktur og vide, hvem der er hvem. Projektlederen skal have en dyb forståelse af de eksisterende medarbejdere, hvis formål er at være i stand til at organisere, samt at gøre det ordentligt, opgaverne og de ansvarlige for at udføre dem.
I denne forstand har vi lodrette, hierarkiske eller lineære organisationsdiagrammer, når autoritet er klar, og beslutningstagning er centraliseret. På den anden side har vi vandrette eller cirkulære i virksomheder med en mere sløret autoritet. Vi har også andre typer såsom analytiske, som giver os mulighed for at kende processer eller matrix, som er nyttigt at strukturere organisationen efter processer eller projekter.
Eksempel på organisering af et projekt
Lad os forestille os, at vi vil gennemføre et projekt. Projektet er baseret på oprettelse og opstart af en virksomhed. For eksempel et konsulentfirma inden for computerteknik.
Først og fremmest mødes direktøren med projektets promoverende partnere.
- På den ene side forbereder de sammen de mål, der skal nås, og de nødvendige opgaver. Alt dette skal være skriftligt og så detaljeret som muligt. En interessant teknik er den såkaldte "brainstorming", som består i at sige alle de ideer, der kommer til at tænke, og derefter filtrere dem.
- Efter dette skal du vide, hvem vi har, bortset fra promotorteamet. For det første de opgaver, de skal udføre, og for det andet de medarbejdere, som vi ansætter. Du skal også vide, hvilken type kontrakter vi vil foreslå, og den vederlag, der skal modtages.
- I det næste trin er det tid til at distribuere opgaverne, og den ovennævnte ungarske metode kan hjælpe. Computertjenester kræver en proces fra design til programmering og det endelige resultat. Derfor er et nyttigt værktøj PERT-diagrammer, der gør det muligt at finde de kritiske stier i hver proces.
- Endelig skal du udvikle en projektorganisationsplan. Dette består i at sætte alt det ovenstående skriftligt. Derudover vil vi fastlægge måden for kontrol gennem feedback, og hvordan vi korrigerer afvigelser. Alt dette uden at glemme en passende beredskabsplan for uforudsete begivenheder.