Projektplanlægning består af en systematisk organisationsproces af de forskellige opgaver, der skal udføres, samt de nødvendige ressourcer til at udføre dem.
Planlægning af et projekt består derfor af at gennemføre en handlingsplan for alle faser af et projekt. I denne forstand taler vi om systematisk organisering, fordi det kræver, at der udføres en række trin. Derudover skal du vide, hvad du har, eller måske har, for at nå målene.
Hvorfor er projektplanlægning vigtig?
Når noget vi ikke forventer kommer op, kan improvisering være en mulighed. Det er dog ikke en god ide at gøre det, når du styrer et projekt. Selvom det er rigtigt, at der er processer, der kan virke enkle, involverer de fleste af dem stor kompleksitet. Derfor bliver planlægning af dem en vigtig aktivitet.
Derfor skal vi være klare over, hvad vi ønsker, og hvordan vi ønsker at opnå det, så hvis vi laver en fejl, kan vi træffe korrigerende foranstaltninger. At have en god plan er afgørende, når vi ønsker at udvikle en idé, en ny produktionsform, et teknologisk fremskridt eller ethvert andet projekt.
Sådan gennemføres projektplanlægning
Dernæst vil vi se de trin, vi skal følge for at planlægge et projekt korrekt. Til gengæld skal vi vide, at disse er vigtige, fordi de giver os mulighed for at strukturere aktiviteterne og den tid, vi afsætter til hver enkelt. På samme måde må vi ikke glemme det faktum, at planen igen er et af stadierne i gennemførelsen af et projekt.
- Den første og fremmeste ting er at vide nøjagtigt, hvad vi vil have: Du skal definere omfanget af projektet. For at gøre dette skal vi kende alle detaljerne i, hvad vi vil opnå.
- På den anden side er det som supplement til det foregående trin nødvendigt at analysere gennemførligheden: En god idé er ubrugelig, hvis den ikke er levedygtig. Det betyder, at projektet skal kunne gennemføres under passende forhold.
- Derudover er det vigtigt at vide, hvad vores budget vil være, og hvilke ressourcer (inklusive menneskelige) vi vil have: Denne fase af projektet er den, der giver dig mulighed for at finde investorer, partnere, samarbejdspartnere og endda medarbejdere.
- På den anden side er det nødvendigt at uddybe de forskellige arbejdsprocesser: Dette tredje trin refererer til at foreslå, hvordan projektet vil blive lanceret. Du skal definere, hvad opgaverne eller aktiviteterne vil være, og hvordan de skal udføres. Jo flere detaljer vi inkluderer, jo bedre.
- Evaluering af resultaterne: Nu er det nødvendigt at beskrive, hvordan resultaterne af projektet gennemgås og evalueres. Det er nødvendigt at kende indikatorer, parametre eller variabler, der skal måles. Dette trin er vigtigt for at rejse mulige korrektioner og beredskabsplaner.
Alle disse faser slutter med udarbejdelsen af en rapport, der vil være projektplanen. Denne manual giver alle mulighed for at kende stien, hvordan den vil blive rejst, og hvad deres bidrag vil være.
Eksempel på projektplanlægning
Lad os forestille os, at vi ønsker at gennemføre et projekt bestående af oprettelsen af en kartoffelchipsfabrik. Vi har bekræftet, at markedet kræver dem, vi spiste, da vi var børn på messerne i vores by. Nå skal du komme ned på arbejde og planlægge de trin, du skal følge.
Vi kan se, at hvad vi gør er at følge faserne for at gennemføre planlægningen af et projekt. Først definerer vi, hvad vi vil have, kartoffelchipsfabrikken. Senere analyserer vi, om det er levedygtigt, vi foretager en markedsundersøgelse, og vi verificerer, at det er et efterspurgt produkt. For det tredje, budgettet, skal vi vide, hvad vi har brug for til at fremstille dem, og hvordan vi skal finansiere det. Derefter opretter vi arbejdsprocesserne, og hvordan vi evaluerer dem i fremtiden.