Begyndelsen af et projekt refererer til en række handlinger, der inkluderer de opgaver, der skal udføres for projektet, for at definere dets omfang baseret på målene samt for at vælge det nødvendige team til at udføre det.
Begyndelsen på et projekt er med andre ord den fase, hvor vi beslutter, hvad vi vil gøre, og hvem der skal gøre det. Derfor er dette den første fase af ethvert projekt, og uden det kunne de andre ikke gennemføres. Det resulterer normalt i to dokumenter. Hvad på den ene side ville være projektets charter og på den anden side omfangsdokumentet.
Vigtigheden af at starte et projekt. De tre områder
Startfasen er af enorm betydning, da den tjener som udgangspunkt for de andre.
Men derudover er det baseret på tre områder af interesse at overveje:
- Produktet: Dette er måske det mest relevante område. For at starte et projekt skal du vide, hvor du vil hen. Det vil sige, hvad skal vi fremstille, tilbyde eller tilfredsstille.
- Processen: Vi ved allerede, hvad vi skal gøre, og nu skal vi undersøge, hvordan vi gør det. Metoden er den måde, hvorpå vi vil producere varen eller tjenesten eller tilfredsstille det sociale behov. Derfor kan vi sige, at det er den måde, vi udfører det på.
- Mennesker: Når vi først ved, hvad vi skal gøre, skal vi vælge de mennesker, der vil gøre det. Dette område er relateret til de nødvendige menneskelige ressourcer og de opgaver, der skal udføres. Tildelingsmetoder som ungarsk kan hjælpe.
Fejl ved starten af et projekt
Når vi beslutter at starte en forretnings- eller social rejse, skal vi tage højde for nogle fejl, der kan laves. At kende dem vil hjælpe med at vide, hvordan man forudsiger dem og frem for alt at være i stand til at løse dem i tide.
- Første fejl, projektet er ikke klart og koncist: Selv om det er rigtigt, at livet er fuld af uforudsete begivenheder, skal disse være netop det, afvigelser fra den oprindelige plan. Det er dog meget almindeligt, at starten af et projekt gennemføres uden at vide nøjagtigt, hvad vi ønsker, men det er en fejl, som vi skal undgå.
- Anden fejl, at løbe før man går: Dette er måske en af de vigtigste. Og det afsætter ikke den tid, det har brug for til hvert trin. Startene er altid langsomme, og det er derfor, det lønner sig at være tålmodig. Hvis vi forsøger at fremskynde det, kan vi ende med at få et større problem.
- Tredje fejl, manglende kommunikation: Dette er måske en af de hyppigste. Vi mødes med personalet for at finde ud af, hvad vi skal gøre, og når vi starter aktiviteter, gør vi det ikke igen. Du skal mødes med jævne mellemrum uden at overdrive det, men ja, med mødets ideer klare for at undgå at spilde tid.
Et eksempel på at starte et projekt
Lad os endelig se på et eksempel for at afslutte forståelsen af, hvad denne fase består af.
Lad os forestille os et firma, der ønsker at tilbyde en videokonference-platformtjeneste til telearbejdere. Vi starter med et specifikt projekt, og vi vil se, hvordan denne fase vil udvikle sig under hensyntagen til de ovennævnte fejl.
Som vi kan se, er starten på et projekt baseret på tre forudsætninger: det første, hvor vi skal være klare over, hvad vi vil have, en videokonferencesoftware til telearbejdere. For det andet skal vi etablere rimelige deadlines under hele processen, da alt har sin tid, og det er ikke en let opgave at gøre det. For det tredje og sidst har vi kommunikation, da du regelmæssigt skal mødes med teamet for at kontrollere fremskridt.