RACI-matrixen bruges til at tildele og definere den grad af ansvar, der svarer til hver af de mennesker, der er involveret i gennemførelsen af et projekt.
Det er også kendt som en ansvarsfordelingsmatrix. Formålet er at være i stand til at fastlægge de forskellige roller og ansvarsområder, som hver person, der danner sig i udførelsen af et projekt, skal påtage sig.
Som en konsekvens anbefales det, at det forberedes i starten af et projekt. Så det fra begyndelsen er klart og fastslået, hvilken rolle og ansvar hver person, der deltager i et projekt, vil påtage sig. Dette sikrer også, at alle deltagere opnår større samarbejde.
Hvad betyder hvert bogstav, der udgør navnet på RACI-matrixen
Navnet på RACI-matrixen består af fire bogstaver, og hvert bogstav har en betydning. Betydningen af hvert bogstav er som følger:
Bogstav R
Utvivlsomt er R det bogstav, der angiver, hvem der påtager sig ansvaret. Dette brev definerer rollen for den person, der har ansvaret for at udføre en bestemt opgave. Derfor tager du ansvaret for at aflevere afsluttede lektier til tiden og på den etablerede måde.
Bogstav a
Tilsvarende bestemmer bogstavet A, hvem der godkender. Rollen for den person, der vil fungere som godkender, er at acceptere og godkende den opgave, som den ansvarlige person har afgivet. Med andre ord bekræfter godkenderen, at arbejdet er udført i henhold til de krævede krav.
Bogstav C
For sin del angiver bogstavet C, hvem der høres. De er normalt eksperter eller kyndige om et emne og en opgave, der høres for deres mening og forslag om et eller andet aspekt af projektopgaverne. Den eksterne hørte sin mening om et eller andet aspekt, der skal tages i betragtning i realiseringen af projektet, da han er ekspert i emnet.
Bogstav I
Endelig bestemmer brevet I, hvem der rapporterer. Disse menneskers rolle involverer enhver person, der skal informeres om processen med udvikling og udvikling af de opgaver, der er en del af projektet. De skal også informeres, når opgaver er afsluttet.
Fordele ved at lave en RACI-matrix
De vigtigste fordele, der skal opnås, når der laves en RACI-matrix, er:
- Rollerne og ansvaret for hver af de deltagere, der er involveret i et projekt, er klart defineret.
- Det er muligt at bestemme, hvilken person der påtager sig ansvaret for at aflægge konti med hensyn til de opgaver eller arbejder, der skal udføres.
- Det giver mulighed for at afbalancere arbejdsbyrden mellem de mennesker, teams eller afdelinger, der er involveret i udviklingen af projektet.
- Det gør det let at holde en kontrolleret opfølgning på udviklingen og udførelsen af de opgaver og det arbejde, der kræves for at kunne gennemføre projektets succes.
Hvordan man bygger en RACI-matrix
For at udvikle en RACI-matrix skal følgende trin følges:
Trin 1
For det første bestemmes de opgaver, der skal udføres inden for et projekt, og placeres som de rækker, der udgør matrixen.
Trin 2
For det andet identificeres de mennesker, der er involveret i udviklingen af projektet, og placeres i form af søjler i matrixdannelsen.
Trin 3
For det tredje placeres bogstaverne i ordet, der udgør navnet på RACI-matrixen. Ved at tildele hvert bogstav i hver opgave er det muligt at definere, hvem af de involverede personer, der er ansvarlige, hvem der godkender, hvem der høres, og hvem der skal informeres om udførelsen af hver projektopgave.
Trin 4
Endelig vil det være muligt at afgøre, om alt arbejdet er godt fordelt, om der er noget tomt rum, og om der er duplikationer. Dette for at kontrollere, at alt er velformet og undgå senere problemer.
Fordele og ulemper ved at anvende en RACI-matrix
De fordele, der kan opnås ved udførelse af et projekt ved anvendelse af RACI-matrixen er følgende:
1. Der er en smidig og enkel kommunikationsproces
Kommunikation viser sig normalt at være enklere og hurtigere, da RACI-matrixen giver dig mulighed for klart at visualisere den rolle og funktion, som hver person skal spille. Dette eliminerer ikke, men det minimerer kommunikationsproblemer mellem de mennesker, der er involveret i projektet.
2. Forbedre produktiviteten
Ved minimering af kommunikationsproblemer bidrager dette åbenbart til en bedre tidsudnyttelse, og som en konsekvens opnås der en forøgelse af produktiviteten. Afslutningstiden for hver opgave afkortes, og dette strømliner den samlede udførelsesproces.
3. Korrekt fordeling af arbejdet
Derudover giver RACI-matrixen dig mulighed for at visualisere ansvarsområder og funktioner, så det kan identificeres, hvis arbejdsbyrden fordeles på en forholdsmæssig måde. Hvis det er muligt at fastslå, at en ansvarlig person har tildelt en for stor arbejdsbyrde, foretages de nødvendige justeringer inden projektets gennemførelse. At opnå en mere afbalanceret fordeling af byrder og ansvar.
4. Forventningerne er opfyldt
Faktisk, når man anvender dette værktøj, er de opnåede resultater ved afslutningen af et projekt meget lig de forventede resultater i starten af projektet. Dette sker, fordi du bedre kan kontrollere alle de opgaver, der skal udvikles. Derudover ved hver person specifikt, hvad de er ansvarlige for i hele projektudførelsesprocessen.
Selvom fordelene er store og mange, kan der også være ulemper ved RACI-matrixen.
- Først kan det være alt for kompliceret at anvende, hvilket har en negativ indvirkning på dets forståelse.
- På trods af at RACI-matrixen er et fantastisk værktøj, er det ikke nok bare at oprette den, men du skal også overholde den.
- I overensstemmelse med ovenstående kan det for dem, der ikke er bekendt med matrixen, være dyrt at generere den for første gang.
- Der er mulighed for, at der er projekter, der ikke kræver planlægning af denne type, så oprettelsen af matrixen kan være mere noget, der bremser projektet, end noget der driver det.
Afslutningsvis er RACI-matrixen et meget nyttigt værktøj, der kan anvendes i alle typer projekter. Da det bestemmer roller og funktioner for alle de mennesker, der deltager i dets realisering. Dette favoriserer bedre kontrol og opnåelse af bedre resultater i slutningen af projektet.