Intern kontrol er en procedure, der er en del af kontrollen med en virksomheds ressourcer og aktiver og tjener til at føre en oversigt over dens aktivitet og sporbarhed.
Efterhånden som virksomheder vokser, bliver det stadig sværere at holde styr på, hvad der sker med deres ressourcer, deres aktiver, deres værktøjer og mennesker.
Derfor er det blevet nødvendigt at etablere en mekanisme, der tillader registrering af brugen af disse ressourcer såvel som aktiviteterne.
Eksempler på intern kontrol med finansielle ressourcer og aktiver
Nogle anvendelser af intern kontrol, der gælder for varer, er ind- og udgangskontrol af virksomhedsejede køretøjer. Dette styrer køretøjets aktivitet, slid, brændstofforbrug og den person, der er ansvarlig for det.
Når man beskæftiger sig med firmakøretøjer, skal chauffører have en log, hvor start og slut på rejsen registreres sammen med tidspunkterne for hver milepæl.
Et andet eksempel er lagerstyring af materialer i lageret. FIFO- og LIFO-systemerne kræver nødvendigvis en intern kontrolcheck for at kende datoer og typer af materiale eller beholdning. Det er et regnskabsmæssigt input, som også kan bruges til afskrivning af varer.
Med hensyn til økonomiske ressourcer udføres en intern kontrol inden udførelse af en udgif.webpt, for eksempel i GAV (administrations- og salgsudgif.webpter), der stammer fra disse funktioners opgaver. Det skal dog kontrolleres for ikke at overstige det, der er nødvendigt for denne udførelse i perioden.
For eksempel, hvis det i en måneds salg kræves at købe ark papir, blyanter og printerblæk, skal den interne kontrol have et skøn over, hvad der bruges månedligt og kontrollere dette hver måned for at beskytte denne udgif.webptsmargen.
Backup af intern kontrol
Ligesom der øjeblikkeligt registreres ressourcer og aktiviteter, er det vigtigt at arkivere det for at generere en fil vedrørende hvert kontrolleret element.
Der er forskellige interne kontrolsoftware, som virksomheder kan leje, eller et Microsoft Excel-regneark er nok, hvis det bestilles.
For at undgå tab kan du købe en virtuel lagringssky og uploade disse filer der for at undgå deres tab.
Hvis du også har papirstøtten med underskrifter om ansvar, er det praktisk at digitalisere disse dokumenter. For eksempel gennem scanneren og efterfølgende tømning til digitale mapper.
Leder af intern kontrol
De mennesker, der er ansvarlige for interne kontrolhandlinger, skal være ordnede, organiserede og i stand til at arbejde i scenarier med høj efterspørgsel, da de for eksempel kunne have kontrol over mange elementer på samme tid: økonomisk kontrol med udgif.webpter, kontrol med lagre, kontrol med brug af virksomhedens aktiver og kontrol med ind- og udrejse af mennesker.
Hvis noget mislykkes i denne registreringsproces, kan der være afvigelser i virksomhedens operationelle virkelighed og kapital med hensyn til dets aktiver. Det er af denne grund, at intern kontrol skal være en del af et ordnet og lænket driftssystem.
Intern kontrol giver værdifuld støtte til den operationelle ledelse af organisationen, hvilket sikrer gennemsigtige og sikre sporbarhedsprocesser.
Derfor ligger dets betydning i det faktum, at virksomheder uanset deres struktur og størrelse implementerer et internt kontrolsystem for at holde en bedre oversigt over deres aktiver og være i stand til at diagnosticere, hvor der er logistiske afvigelser, for konstant at forbedre processerne i dets værdikæde.