Hvordan fungerer offentlige udbud?
Flere og flere forretningsfolk deltager i offentlige udbud. Formålet med disse konkurrencer er, at administrationen erhverver en vare eller service under de bedst mulige forhold.
Den offentlige sektor kræver også varer og tjenester. For alt dette blev det offentlige udbud oprettet. Når man henvender sig til markedet, vil den offentlige administration opstille en række betingelser for alle de virksomheder, der ønsker at deltage i en kontraktproces med offentlige organer.
Hvordan fungerer en offentlig konkurrence?
For det første skal den angive, for hvilken type administration den offentlige udbudsprocedure er annonceret (national, regional eller lokal). Kontrakttypen skal også specificeres uden at glemme at specificere, hvem der er det offentlige organ, der har ansvaret for kontrakten.
Arkene
Et grundlæggende dokument vil være specifikationerne. Det er muligt at skelne mellem to specifikationsklasser: administrativ og teknisk. De administrative specifikationer vil omfatte de økonomiske forhold (budget), kontraktens varighed, måden hvorpå virksomheder skal præsentere deres forslag og garantierne. På den anden side vil de tekniske specifikationer specificere de specifikke krav til arbejdet eller tjenesten.
Der er ingen tvivl om, at for private virksomheder er muligheden for at få adgang til kontrakter med offentlige myndigheder en stor mulighed for at øge deres forretningsomfang.
For at et selskab kan præsentere sig for et offentligt udbud, er det nødvendigt, at den tilbudte kontrakt tilpasses den aktivitet, den udfører. Som hovedregel anmodes virksomheden om at levere sin CIF, vedtægterne, den sektor, hvori den opererer, at den er opdateret med betaling af skat, at den overholder forpligtelserne til social sikring, at den giver påtegninger og garantier, og det medfører ikke juridisk uforenelighed. Årsagen til, at der anmodes om disse oplysninger, er at opnå et mere gennemsigtigt og effektivt offentligt indkøb.
Virksomhedernes forslag og tildelingen
Det af virksomheden indsendte forslag skal også indeholde en teknisk rapport med projektet forelagt den offentlige administration samt et økonomisk forslag med en detaljeret beskrivelse af projektets tal.
Når virksomhederne har indsendt deres forslag, svarer evalueringen og udvælgelsen af de forskellige projekter til "ansættelsestabellen". Nu skal beslutningen fra ansættelsestabellen være baseret på en række tekniske og økonomiske kriterier, der tidligere er blevet fastlagt.
Nøglefaktorer i offentlige udbud
Vi ved allerede generelt, hvad et offentligt udbud består af. Det skal dog huskes, at der er stærk konkurrence mellem private virksomheder, der konkurrerer om kontrakter med offentlige enheder. Derfor skal virksomheder tage højde for en række problemer.
I første omgang skal du tage hensyn til, hvad den offentlige administration leder efter. Derfor er det praktisk at opretholde væskekontakt med de forskellige administrationer og være opmærksom på den type behov, de søger at tilfredsstille. Det er altid nyttigt at kunne præsentere produktet eller tjenesten, før tildelingen finder sted.
Den måde, hvorpå information præsenteres og struktureres inden offentlige forvaltninger, er nøglen. Du er nødt til at overholde alle de formelle krav, detaljerer virksomhedsstrukturen gennem et organisationsskema, giver tidligere erfaring og detaljerer den type produkt eller service, der tilbydes.
At præsentere det mest økonomiske projekt er ikke altid en garanti for succes. Faktisk, hvis et selskab fremsætter et for billigt tilbud, kan det være en ødelæggende manøvre, der fører til at skulle bryde kontrakten og følgelig ikke være i stand til at underskrive nye kontrakter med administrationen.
Af hensyn til gennemsigtighed og effektivitet er solvens en faktor i høj efterspørgsel fra offentlige forvaltninger. Det vil sige virksomheders økonomiske kapacitet til at opfylde deres forpligtelser. Derfor vil en god solvens være et element, der skal vurderes positivt under budprocessen.
Et andet spørgsmål at overveje er muligheden for at etablere alliancer med andre virksomheder. Dette hjælper især mindre virksomheder, så de kan tilbyde lavere priser.
Endelig, og dette er ikke en mindre ting, skal du nøje overholde fristerne for levering af dokumentationen, overholde de bureaukratiske procedurer perfekt og tage højde for, at levering af en god service til administrationen kan betyde begyndelsen på en langvarig forhold.
