Den formelle organisation er en, der er planlagt, og som etablerer et sæt regler, strukturer og procedurer, der gør det muligt at bestille organisationens aktiviteter.
Den formelle organisation er baseret på arbejdsdeling, definitionen af de forskellige autoritetsniveauer og oprettelsen af kommunikationskanaler mellem arbejderne.
Dens struktur og retningslinjer er planlagt af administratorerne af organisationen og afspejles normalt i dokumenter, standarder, processer og organisationskort.
Forhold uden for den formelle organisation betragtes som uformel organisation, der opstår spontant mellem kolleger.
Komponenter i den formelle organisation
- Et veldefineret sæt regler og procedurer: Som tidligere er designet for at opnå et mål eller mål.
- Mål og strategier: Kort og langsigtede mål defineres sammen med strategier for at nå dem.
- Symbolsk status: Strukturen giver medlemmerne en vis status i henhold til deres position og relative magt.
- Definerede aktiviteter: Organisationen definerer aktiviteterne for hvert medlem af organisationen. Forpligtelser og grænser er fastlagt.
- Kommunikationskanaler: Der er definerede kommunikationskanaler, der skal være i overensstemmelse med organisationens hierarki og procedurer.
- Koordineringsprocedurer: Procedurer og mekanismer er defineret til koordinering af aktiviteterne for de forskellige medlemmer af organisationen.
Oprindelsen til den formelle organisation
Oprindelsen til denne type organisation er designet skabt af ejerne og administratorer, der søger at definere strategier for succesfuldt at nå deres mål.
Der er mindst tre nøgleelementer, der definerer denne organisation:
- Arbejdsdeling: Det består i at opdele et job i flere elementære aktiviteter, så arbejdstagere kan specialisere sig og dermed være mere produktive.
- Departmentalisering: Den består i at oprette forskellige afdelinger i samme organisation, så hver af dem er ansvarlige for en bestemt aktivitet eller et mål. Så for eksempel: marketingafdeling eller PR-afdeling. Efterhånden som organisationen vokser, bliver afdelingerne mere komplekse, og der oprettes normalt sydafdelinger eller underafdelinger.
- Styring: Består af at skabe mekanismer til at kontrollere og måle udviklingen af organisationens aktiviteter.
Forholdet mellem uformel og formel organisation
Den uformelle organisation kan supplere eller styrke den formelle organisation gennem et godt forhold og samarbejde mellem medlemmerne af organisationen. Imidlertid kan den uformelle organisation også svække den formelle. Dette sker, når misundelse, antagonisme eller når den uformelle rolle er stærkere end den formelle.
Et eksempel, hvor det formelle ikke falder sammen med det uformelle, er når der ifølge den etablerede organiske struktur er en afdelingsleder, men i praksis følger alle idéerne og direktiverne fra en anden person, der, selv om de ikke har en position af chef, har en meget stærk personlighed og lederskab.
Formelt organisationseksempel
I det følgende billede kan vi se organisationsoversigten designet som en del af en virksomheds formelle organisation:
