Regnskabsbøgerne er de dokumenter, hvor alle virksomheds økonomiske, finansielle og regnskabsmæssige oplysninger afspejles og reflekteres. Det vil sige, at alle de nødvendige data vises i regnskabsbøgerne for at kunne forstå en virksomheds økonomiske-finansielle funktion.
Disse bøger opdateres periodisk sammenfaldende med regnskabsåret. Når et nyt regnskabsår begynder, oprettes der også nye hovedbøger. For eksempel registrerede virksomheden i 2016 oplysningerne i bøgerne for det år. I begyndelsen af året 2017 betragtes bøgerne for 2016 som færdige, og der oprettes nye, som vil være bøgerne for året 2017. I nogle lande falder regnskabsåret ikke sammen med kalenderåret
I regnskabsbøger blev oplysningerne traditionelt reflekteret på papir. Men med stigningen i nye teknologier er det allerede begyndt at acceptere regnskabsbøger i digitalt eller edb-format.
Regnskabsbøgerne kan være obligatoriske eller frivillige.
T-kontoObligatoriske regnskabsbøger
Der er en række regnskabsbøger, der er obligatoriske, fordi lovgiveren opretter det. Selvom den ene eller den anden kan etableres i hvert land, er de mest almindelige følgende:
- Dagbog: Alle operationer, der udføres af virksomheden, bogføres. Visuelt er det konfigureret som en række regnskabsposter, arrangeret kronologisk.
- Inventarbog: Det inkluderer den såkaldte balance mellem beløb og saldi af prøvebalancer. Med andre ord opdateres alle konti med virksomhedens saldo (aktiver, passiver, nettoværdi, omkostninger og indtægter). Den sidste saldo af beløb og mellemværender skal falde sammen med balancen for årsregnskabet. Derudover skal beholdningsbogen omfatte åbningsbalancen og den såkaldte lagerbeholdning, det vil sige de fysiske enheder, der udgør virksomhedens beholdning og deres værdiansættelse (ved hjælp af en af de accepterede værdiansættelsesmetoder).
- Årsregnskab: De er rapporter, der afspejler virksomhedens økonomiske og finansielle oplysninger. Der er 5 dokumenter: balance, resultatopgørelse, opgørelse over egenkapitalopgørelse, pengestrømsopgørelse og hukommelse. Årsregnskabet udarbejdes en gang om året, dvs. de ændres ikke med jævne mellemrum som de foregående.
De obligatoriske regnskabsbøger skal deponeres og legaliseres i Mercantile Registry. Ud over dette har de tidligere været nødt til at blive godkendt af generalforsamlingen.
Kontrol af balanceFrivillige regnskabsbøger
Der er en anden række bogføringsbøger, hvor lovgiveren ikke fastslår sin obligatoriske karakter. For den interne drift af virksomheden er disse regnskabsbøger imidlertid meget nyttige og kan forbedre virksomhedens effektivitet. På de frivillige regnskabsbøger er der ingen forpligtelse til godkendelse fra partnerne eller forpligtelse til deponering og legalisering i Mercantile Registry. De mest almindelige er følgende:
- Hovedbog: Repræsenterer et resumé af alle hovedkontokonti. Visuelt er den konfigureret i form af en T og bemærker alle de bevægelser, der påvirker debet og kredit på den tilsvarende konto. Det giver os et meget praktisk visuelt billede af saldoen, som en konto har til enhver tid på året. Saldoen er forskellen mellem debet og kredit, idet de er debet-saldoen, når debet er større end kreditten og kredit-saldoen, når kreditten er større end debet. Hovedbogen består af alle T'erne i regnskabskontiene (som den vi kan se nedenfor).
- Andre hjælpebøger: Blandt resten af de frivillige bøger kan vi finde bankbogen (som afspejler bankbevægelser), den kontante bog (som afspejler bevægelser fra kontanter eller kontanter - betalinger og opkrævninger), løbetidsbogen (hvor løbetiderne på de fakturaer, der skal betales og opkræves, reflekteres og kronologisk ordnes) osv.