Et proceskort er et diagram, der giver dig mulighed for grafisk at se alle de processer, der udføres inden for en organisation og deres indbyrdes forhold.
Ganske vist tillader diagrammet at observere alle de processer, der er udviklet inden for en virksomhed. Ligeledes de faser, der udgør hver af processerne på en bestemt måde. Med dette opnås den fælles vision for alle aspekter relateret til hver proces.
Derudover kan du se alle sammenhængen mellem faserne i hver proces. Samt forbindelserne mellem alle processerne, alt sammen afspejlet i en enkelt graf, der er proceskortet.
Med andre ord præsenterer grafikken den generelle visualisering af systemet, når hele virksomheden er organiseret. Dette gennem dets processer og dets indbyrdes forhold.
Trin til at oprette et proceskort
De vigtigste trin til at lave et proceskort er:
1. Afgrænsning af processer
Som vi alle ved, kan en proces være meget omfattende, så det er praktisk at foretage en korrekt afgrænsning. Dette indebærer, at når der afgrænses en proces, skal der udarbejdes en ordning, der samler alle elementerne i systemet, der skal repræsenteres. Skematisk gør det muligt at se denne omfattende proces enkelt og tydeligt.
2. Identifikation af elementerne
På den anden side er et element alt, hvad der kan påvirke en proces og systemet som helhed. De kan være aspekter såsom virksomhedens infrastruktur såvel som de elementer, der er nødvendige ved indgangen og udgangen af hver proces. Processen kort viser alle disse elementer og de forhold, der er etableret mellem dem.
3. Identifikation af den operationelle linje
Tilsvarende gør identifikationen af den operationelle eller funktionelle linje det muligt at observere den rækkefølge, der skal følges for at udføre hver proces. Af denne grund er det i proceskortet muligt at etablere strukturen og de ruter, der skal følges i den operationelle linje.
4. Tilføj supportprocesser
Selvfølgelig kan supportprocesserne hjælpe driften af den operationelle og ledelseslinje. Alle supportprocesser hjælper med at forbedre hele systemets ydeevne, hvorfor det er nødvendigt at tilpasse dem til den operationelle linje. Supportprocesser er generelt administrative aktiviteter.
5. Tilføj processer, der påvirker systemet
Der er snarere processer i en organisation, der kan påvirke hele systemets ydeevne. Derfor tilføjes i dette trin alle de funktionelle organer i processen, der påvirker hele systemet. Det kan være områder som feedback og kvalitet, der påvirker hele processen generelt.
Hvorfor laves et proceskort?
Udviklingen af et proceskort kan generere mange fordele for virksomheden, de vigtigste er:
- Ved hvordan opgaver og job udvikler sig inden for organisationen på det aktuelle tidspunkt.
- Øg kvaliteten af alt, hvad der sker inden for virksomheden.
- Forbedre de processer, der udføres i organisationen.
- Opret og udvikl nye og forskellige måder at arbejde på, især når du gennemgår krisetider.
- Mål og vurder, hvad der gøres. Derefter styrker du handlinger og ydeevne med resultater.
Symbologi anvendt i proceskort
Et stort antal symboler bruges i et proceskort, og hver enkelt har en betydning. Nogle af de mest anvendte symboler er:
1. Pile
Faktisk angiver pilene den retning, der følges i strømmen. Det hjælper med at læse et rutediagram, fordi det angiver retningen af processen. For eksempel fra venstre mod højre eller fra top til bund.
2. Rektangler
Mens rektanglerne repræsenterer en funktion, der skal udføres og udføres. Det bruges meget ofte, fordi det viser en handling, handling eller opgave, der skal udføres.
3. Ovaler
På den anden side angiver ovaler begyndelsen eller slutningen af en proces. De er punkterne i et rutediagram, der angiver, hvor du starter, og hvor du slutter. Der er normalt kun en start, men de kan have flere slutpunkter for hvert trin.
4. Diamanter
Ligeledes er diamanter et vigtigt punkt, hvor en beslutning skal træffes. Pile, der er mærket med ja eller nej, fremgår generelt af denne figur. Selvfølgelig kommer kun en pil ud af hver diamant.
Med andre ord efterfølges hvert beslutningspunkt af en pil mærket ja eller nej. En anden mulighed kan være sand eller falsk.
5. Parallelogram
På samme måde afspejler brugen af parallelogrammet input og output af processerne i flowdiagrammerne.
Procestyper
De processer, der kan visualiseres i proceskortene, er:
1. Nøgleprocesser
For det første er nøgleprocesserne orienteret for at tilføre værdi. Derfor er de direkte relateret til de varer og tjenester, der tilbydes af virksomheden. Derfor værdsættes resultatet af disse processer direkte af klienten.
Selvfølgelig er disse processer nøglen, fordi mange funktionelle områder griber ind for at blive udført, og af den grund kræver de flere ressourcer.
Derudover er de processer, der hjælper med at nå mål, etablere politikker, bruge strategier og til den generelle drift af virksomheden.
2. Strategiske processer
For det andet etableres strategiske processer af den øverste ledelse, da de definerer, hvordan organisationen fungerer, og hvordan værdi genereres. De tjener som støtte især i beslutningsprocessen i den strategiske proces. Den strategiske proces inkluderer planlægning, implementering af strategi og løbende forbedring af organisationen.
3. Supportprocesser
For det tredje understøtter supportprocesser nøgleprocesser og strategiske processer. De er vigtige for at nå målene for alle processer og for virksomhedssystemet generelt.
Endelig kan vi konkludere, at et proceskort er vigtigt for at have en global vision om en organisations drift og alle dens processer. Det hjælper med at forstå og klart definere de funktioner og aktører, der udfører dem. Alt dette i betragtning af organisationen som en styring af processer, der er indbyrdes forbundne for at opnå et endeligt resultat.