Eisenhower-matrixen er en grafisk repræsentation, der viser de opgaver, der afventer udførelse, men gør det ved at klassificere dem efter graden af vigtighed af disse opgaver. På denne måde tillader det at organisere dem efter niveau af betydning.
Eisenhower-matrixen er en grafisk repræsentation, hvor en toakset kvadrant vises. Disse akser viser graden af betydning samt den hastende karakter, der kræves for hver opgave. I denne forstand hjælper kvadranten os med at klassificere opgaver afhængigt af deres grad af betydning og leveringstider. Samtidig med at det på den anden side tillader organisering af arbejdet, så vi med et øjeblik kan organisere alt det arbejde, der verserer.
Eisenhower-matrixen består af fire blokke.
Dens klassificering, som vi sagde, etablerer opgaverne baseret på den hastende karakter, som en sådan opgave kræver, såvel som deres betydning.
Hvordan er Eisenhower-matrixen designet?
Vi må vide, at Eisenhower-matrixen, som vi sagde, består af fire kvadranter.
I den første kvadrant er de vigtigste såvel som presserende opgaver. I denne forstand taler vi om de vigtigste projekter, der kræver større opmærksomhed såvel som presserende i deres udførelse. Dette er de prioriterede opgaver i udførelsen.
I den anden kvadrant ville de opgaver, der er vigtige, kræver mindre haster. En kvadrant, der inkluderer de opgaver, der skal udføres i en længere periode, men som kræver meget opmærksomhed, så denne kvadrant kan hjælpe os med at være proaktiv på arbejdspladsen. Disse opgaver skal planlægges med det formål at forebygge.
På den anden side har vi i den tredje kvadrant de opgaver, der, selvom de ikke er vigtige, kræver større hastende karakter. I denne forstand skal vi være forsigtige med ikke at placere disse opgaver i den første kvadrant. Den fastslår dem, der på trods af det hastende behov de er mindre vigtige. Disse kan delegeres til andre mennesker.
Endelig består den fjerde kvadrant af de opgaver, der hverken er presserende eller vigtige. I denne forstand taler vi om matrixens mindst vigtige kvadrant. Når vi tager os af disse opgaver, skal vi vide, at det er de sidste, som opmærksomheden rettes mod. Disse kan i mange tilfælde elimineres.
For at få en mere visuel idé præsenteres et eksempel på, hvordan Eisenhower-matrixen ser ud:
Hvordan fungerer Eisenhower-matrixen?
Vi må vide, at ligesom enhver matrix har Eisenhower-matrixen en bestemt funktion, defineret af forfatteren, som hjælper os med at fremstille dens matrix samt at bruge den korrekt.
I denne forstand, som vist i dens grafiske repræsentation, har vi fire kvadranter, arrangeret i to akser, der måler graden af betydning såvel som haster for alle vores opgaver.
Den første kvadrant, som vist i definitionen, vil omfatte de opgaver, der har den højeste prioritet, og som på en bestemt måde hjælper os med at nå de prioriterede mål, der vil bestemme opfyldelsen af vores mål. I denne kvadrant vil vi derfor inkludere kriser, der kræver øjeblikkelig løsning, problemer, der kræver en hurtig løsning, vigtige projekter, der er af større betydning.
For det andet fokuserer den anden kvadrant på disse vigtige, men ikke presserende aktiviteter. I denne forstand inkluderer vi opgaver relateret til at observere nye muligheder, opbygge relationer samt andre vigtige opgaver, men som ikke kræver hastende karakter.
For det tredje har vi den tredje kvadrant, som inkluderer opgaver, der ikke er vigtige, men som kræver hastende karakter. I denne kvadrant inkluderer vi telefonopkald med klienter, e-mails, møder, institutionelle aktiviteter, blandt andre.
På fjerde og sidste plads har vi den fjerde kvadrant. Det integrerer opgaver, der hverken er vigtige eller presserende, så vi vil ikke give det mere betydning, end det allerede har. Denne kvadrant kan omfatte aspekter som at spise morgenmad på kontoret i lange perioder, nogle opkald, der ikke bidrager med noget, e-mails, der ikke har noget at gøre med arbejdsaktiviteter, ikke-arbejdsaktiviteter, blandt andre.
Med disse fire kvadranter og ved at bestille opgaverne godt er målet, at arbejdstageren øger deres produktivitet og effektivitet.
Mål for Eisenhower Matrix
Som vi sagde, er der en række mål, der skal opfyldes med implementeringen af matrixen.
I denne forstand kunne vi inkludere følgende mål, såsom dem, der hovedsagelig forfølges af denne matrix:
- Øget produktivitet.
- Større effektivitet og effektivitet i opgavestyring.
- Opnå målene rettidigt.
- Organiser arbejdet på en bedre måde.
- Større koncentration om prioriteten.
- Krisestyring.
- Disciplin.
- Styring.
- Udsigt.
Blandt mange andre mål, der ved at implementere matricen kan opnås.
