Videnstyring er en proces, der følger en systematisk, logisk og organiseret rækkefølge for at producere, transmittere og anvende viden.
Grundlæggende sker videnadministration anvendt på organisationer, når viden og erfaringer overføres fra en person eller gruppe til en anden person eller gruppe, der er en del af en organisation.
Derfor er videnadministration et faciliterende system, der overfører individuelle og kollektive oplevelser. Disse oplevelser er en del af viden om den menneskelige ressource, der fungerer i en organisation. Formålet er at sikre, at denne viden bliver en merværdi for virksomheden og giver den mulighed for at opnå en bæredygtig fordel i forhold til de andre.
Da viden ikke kan betragtes som noget eksklusivt for hver enkelt medarbejder. Viden deles og bliver et vigtigt aktiv for virksomheden. Ved at dele viden kan alle bruge den, og det giver virksomhederne mulighed for at øge deres effektivitet og produktivitet.
Med andre ord giver vidensadministration virksomheder mulighed for at tilføje merværdier til de produkter og tjenester, de sælger til markedet. Denne merværdi får dem til at adskille sig væsentligt fra konkurrencen.
Er information det samme som viden?
Vi skal præcisere, at information og viden ikke betyder det samme.
1. Oplysninger
Uden tvivl omfatter oplysningerne en række data, der er struktureret i henhold til dets relevans og formål. Information er en besked, der overføres til en person eller en gruppe mennesker, der er en del af en organisation. Denne meddelelse transmitteres for at nå de foreslåede mål.
2. Viden
Mens viden er et sæt viden, der ofte er vanskelig at kommunikere. Af denne grund er det nødvendigt, at en række manualer, tabeller, diagrammer og ethvert andet værktøj, der hjælper med at overføre dem, udvikles inden for organisationen.
På den anden side udvikler viden sig konstant. Det udvikler sig ved at interagere med de mennesker, der bruger det, og det miljø, hvor organisationen fungerer. Så viden suppleres og forbedres løbende.
Typer af viden
Der er to hovedsageligt to typer viden:
1. Eksplicit
Faktisk er eksplicit viden den type viden, der når en grad af formalisering, når dokumenter, regler, koder og normer udarbejdes. Dette gør det muligt at overføre processen let ved hjælp af kurser og kurser for dannelsen, der skal tilbydes permanent til menneskelige ressourcer.
2. Stilt
Nu er stiltiende viden den viden, som hver person, der er en del af virksomheden, har, og som er relateret til den erhvervede erfaring og færdigheder. Det har en høj grad af betydning for enhver virksomhed, men det er sværere at kommunikere og dele.
Derfor er det et immaterielt aktiv og vanskeligt at formalisere. Da det inkluderer en række overbevisninger, værdier, intuitioner og følelser. Af den grund er det vanskeligt at formalisere det med ord, da det eksternaliseres gennem affektive handlinger.
Fordele ved at bruge vidensadministration
Organisationer, der anvender vidensadministration korrekt, høster følgende fordele:
1. Nem adgang til nyttig og relevant viden
For det første, når korrekt videnstyring anvendes, kan alle i organisationen hurtigt få adgang til viden. Denne viden er nyttig og relevant.
Faktisk har alle let adgang til den viden, der findes i organisationen, alle klart, hvem der har den stiltiende eller forståede viden. Og det vides, hvor man finder den eksplicitte viden, det vil sige den, der skal specificeres klart og detaljeret.
2. Tidsreduktion
For det andet er det korrekt at styre viden ved at reducere den tid, virksomheder bruger til at udvikle nye produkter. Tilsvarende er der behov for mindre tid til at forbedre eksisterende produkter. Og også tiderne i løsningen af de problemer, der opstår, minimeres.
3. Omkostningsreduktion
For det tredje reduceres omkostningerne generelt, fordi omkostningerne forbundet med gentagne fejl elimineres. Hvis du har tilstrækkelig viden om processerne, begås der færre fejl, og effektiviteten i virksomheden øges.
4. Styring af opdateret og innovativ viden
Endelig, hvis videnstyring bruges korrekt, kan nyttig og relevant viden løbende fornyes. Dette gør det muligt for den viden, som medarbejderne i organisationen håndterer, altid at være opdateret. Ligeledes vil viden altid være innovativ, så virksomheden reagerer bedre på de ændringer, der kan forekomme.
Hvad er de vigtigste elementer i videnstyring?
Naturligvis ejes viden af folket eller den menneskelige kapital, der er en del af en organisation. De vigtigste elementer af interesse for videnadministration er dog de færdigheder og information, som folk besidder.
Generelt ved vi alle, at den viden, som den menneskelige kapital har i en virksomhed, er en vital og afgørende ressource for en organisation. Da den gode eller dårlige brug og anvendelse deraf gøres, vil virksomhedens succes eller fiasko afhænge.
Naturligvis udgør denne viden organisationens know-how. Hvis virksomheden formår at udnytte dette immaterielle aktiv korrekt, kan det opnå succes. Derfor er det nødvendigt, at denne viden lagres og organiseres i virksomhedens informationssystemer.
Faktisk, når der er et velstruktureret informationssystem, kan denne viden tilgås hurtigt og effektivt. Alt dette letter beslutningstagningen i enhver situation eller et problem, der måtte opstå.
Værktøjer, der bruges i videnstyring
De vigtigste værktøjer, der kan bruges i vidensadministration, er:
- Virksomhedsuddannelse: Inkluderer alle former for kurser og workshops, som medarbejderne får uden for virksomheden. Det er en formel proces for modtagelse af viden, så de kunne endda gå på universiteter.
- Færdighedsstyring: Det er en strategisk model, hvor de færdigheder og holdninger, som organisationens medarbejdere skal besidde, bestemmes og styres. Dette for at nå de fastlagte mål
- Informationsstyring: Det henviser til de informationssystemer, der har bestilt og organiseret informationen. Så det nemt når ud til alle dem, der har brug for det, og dermed er beslutningsprocessen lettere.
- Læring i organisationen: Det motiverer kollektiv læring, så der genereres en proces med konstant innovation. Hvor det forstås, at fejl ikke er en fiasko, men at fejl hjælper den løbende forbedring af virksomheden.
- Konkurrencemæssig intelligens: Det handler om at holde kontakten med markederne for at finde nye forretningsmuligheder. På samme måde giver det virksomheden mulighed for at foregribe de risici, der kan påvirke det, og at møde dem på en mere passende måde.
Afslutningsvis kan det siges, at anvendelsen af vidensadministration er gavnlig for enhver virksomhed. Da det giver organisationen mulighed for at bruge bedre strategier, praksis, teknikker og løsninger. Resultatet er en stigning i organisationens effektivitet og produktivitet. Ligeledes forbedres beslutningstagningen ved at standardisere processer.