En rapport er et dokument, hvis formål er at kunne kommunikere et sæt information indsamlet og tidligere analyseret efter bestemte kriterier.
Rapporten indsamler derfor oplysninger og fakta, der er verificeret og analyseret af forfatteren. Oplysninger, der, efter at være analyseret, giver en række svar samt relevante data til organisationen af en institution eller enhed.
På denne måde er målet brugen af disse data til, som forfatterens anbefaling, at løse en bestemt konflikt eller uønsket situation på den bedst mulige måde.
En rapport er altid skrevet i informativ prosa.
Dette inkluderer forfatterens anbefalinger samt analyse for at løse en bestemt situation.
Rapporttyper
Blandt de mest almindelige typer rapporter skal følgende fremhæves:
Afhængigt af antallet af sider og deres længde kan disse klassificeres i to typer:
- Ledelsesberetning: Overstiger ikke 10 sider, mens der indsamles nøjagtige oplysninger.
- Lange rapporter: Overstiger 10 sider.
Baseret på deres indhold kan disse klassificeres i fire typer:
- Af informativ karakter: Fokuseret på offentligheden.
- Videnskabelig: Med strengt sprog indsamler du videnskabelig information som et produkt af en undersøgelse.
- Teknisk: Mens den opretholder niveauet for en videnskabelig rapport, er den fokuseret på organisationer og enheder i den private og offentlige sektor med et specifikt mål.
- Blandet: Serverer information til både offentligheden og institutionerne.
Endelig kan vi på baggrund af skrivningen klassificere rapporterne i tre typer:
- Analytics: Dens mål er analysen, som navnet antyder, samt ratificeringen af de trufne beslutninger.
- Udstillinger: De indeholder oplysninger, som du vil udsætte for offentligheden.
- Overbevisende: De forsøger at overbevise modtageren, hvis mål er at tage en bestemt beslutning.
Det skal bemærkes, at der ud over de citerede er der en anden række rapporter, der ikke er nævnt, fordi de er mindre hyppige.
Et eksempel på disse er blandt andet arbejdsrapporter, forskningsrapporter, økonomiske rapporter, akademiske rapporter.
Opbygning af en rapport
Den struktur, som en rapport normalt præsenterer, er som følger:
- Introduktion.
- Legeme.
- Konklusion.
- Bibliografi.
Denne struktur kan variere afhængigt af rapporttypen.
Et eksempel er eksponeringsrapporten. Dette bør ikke have konklusioner, men bør fokusere mere på kroppen såvel som på udviklingen af den hypotese, som den forsøger at afsløre.
Tips til en god rapport
Her er nogle tip, der kan hjælpe os med at udarbejde en rapport:
- Vælg målet godt.
- Tænk på dit publikum som dit hovedfokus.
- Lav en liste over, hvad vi vil medtage i rapporten.
- Find de mest nøjagtige kilder.
- Skriv teksten klart og præcist.
- Brug viskelæder.
- Stol på kollegaer, der kan give os en ekstern vision.
- Brug grafik og billeder til læsningen.
- Gennemgå teksten såvel som dens æstetik.
- Læs og genlæs rapporten flere gange, når den er færdig.
Disse er blandt andre nogle af de tip, der kan hjælpe os med at skrive en rapport. Til dette opfordrer vi dig i kommentarerne til at give os flere tip, som du kan tænke på for korrekt udfyldelse af en rapport.