Interne faktorer er alle de faktorer, der er en del af en virksomheds interne struktur, og som kan påvirke resultatet af et projekt.
Selvfølgelig er de meget vigtige faktorer, der har afgørende indflydelse på opnåelsen af de foreslåede mål. De er interne, fordi de er en iboende del af en organisations opsætning. Blandt dem finder vi virksomhedens organisationskultur, ressourcer, kommunikationskanaler og infrastruktur.
Ligeledes kan alle disse faktorer have en positiv eller negativ indflydelse på udviklingen og udførelsen af projektledelse. Disse faktorer hjælper eller skader organisationen, ledelsen og kontrollen af projekter, da de kan give organisationer styrker, hvis de påvirker positivt, eller svagheder, hvis de påvirker negativt.
Klassificering af en virksomheds interne faktorer
Interne faktorer kan klassificeres i tre kategorier:
Af organisationen
Enhver organisation, der udfører et projekt, har nogle faktorer, der er specifikke for dens forretningsstruktur, blandt dem er:
1. Type organisationsstruktur
For det første har hver organisation en mission, en vision og et sæt værdier, der deles af alle dens medlemmer, hvilket får alle til at rette deres handlinger mod de samme formål.
Uden tvivl definerer typen af struktur medarbejdernes adfærd, ledernes forventninger og måde at handle på. Dette kan være forskellen mellem den måde, et selskab fungerer på, og et andet.
2. Organisationens struktur og styring
For det andet anvender hver organisation forskellige mekanismer til at evaluere og motivere sine medlemmer, såsom mål og objektiv indstilling, belønningssystem og belønningssystem. Alle disse procedurer bruges til at holde medarbejderne motiverede i at nå de etablerede mål og resultater.
3. Placering og geografisk fordeling
For det tredje er organisationens placering og geografiske distribution vigtig for tilgængeligheden af infrastruktur, faciliteter, ressourcer og nødvendige materialer. I denne forstand kan vi finde store organisationer, der er distribueret i forskellige geografiske områder.
Derefter kan situationer som afstanden mellem faciliteterne og tidsforskellen mellem arbejdsholdene påvirke opnåelsen af resultaterne. I disse tilfælde er det bydende nødvendigt at etablere passende strategier for, at projektet kan udvikle sig effektivt.
4. Industristandarder
For det fjerde overvejes også de standarder, der kræves af regeringen inden for den branche, hvor organisationen konkurrerer. Disse standarder begrænser og rammer virksomhedernes handlinger. Regeringen definerer regler og forskrifter om forskellige spørgsmål. De kan være spørgsmål relateret til sikkerhedskontrol, risikostyring, kvalitetsstyring, informationsstyring; blandt nogle af de vigtigste.
5. Interne regler og procedurer
Endelig har hver virksomhed et sæt interne regler, metoder og procedurer, der definerer måden at udføre opgaver på og arbejde inden for sin struktur. Disse regler og procedurer bliver vejledende for alle de handlinger, der udvikles.
Af denne grund specificerer de specifikt, hvordan de skal udføres, og hvordan de skal opfyldes. Det kan være tilfældet med organisationer, der er certificeret med ISO-standarder og dermed udfører deres opgaver.
Af menneskelige ressourcer
På den anden side er menneskelige ressourcer alle ansatte i en virksomhed, der har værdier, færdigheder og en anden kultur. Disse forskelle skal være i stand til at danne arbejdsgrupper, der fungerer konsekvent. Blandt disse faktorer finder vi:
1. Menneskelig ressource
Faktisk har alle de menneskelige ressourcer, som en organisation har, et sæt færdigheder og viden. Disse kunne bestemme forskellen mellem den ene virksomheds og den anden arbejdsmåde. Derfor bestemmer uddannelse, erfaring og placering af mennesker, at vellykkede projekter udvikles.
2. Personaleledelse
Tilsvarende kan den måde, hvorpå en organisations personale ledes gennem motivation og incitamentsprogrammer, føre til bedre præstationer. Når arbejdstagere er mere motiverede, kan de således klare sig bedre. Det er nødvendigt at opretholde et passende arbejdsmiljø for at holde medarbejderne motiverede.
3. Ledelse og autoritet
Naturligvis er veludøvet lederskab en nøglefaktor i retning og udførelse af vellykkede projekter. Virksomhedens hierarkiske struktur og korrekt styring af autoritetsrelationer er også vigtige. Først når det er veldefineret (hierarkiet), kan der opnås gode resultater.
Faktisk bestemmer ledelsestypen og autoritetsforholdet organisationens betingelser, interne politikker og styringssystem. Således, hvis de ikke udøves korrekt (ledelse), kan det forveksles og få et projekt til at mislykkes.
4. Risikotolerance
Nu repræsenterer dette aspekt den maksimale risiko, som en organisationsstruktur er i stand til at acceptere for at opnå resultater. Risikotolerance giver også organisationen mulighed for at tage visse risici, når den styrer sine projekter.
5. Interessenter
Interessenter er også faktorer, der påvirker projektets resultat, da de kan lette eller hindre opnåelsen af målene og projektet som helhed. I dette tilfælde taler vi om investorer, kunder og leverandører.
Af teknologiske systemer
De er faktorer, der afhænger af den teknologi, der anvendes i arbejdsprocessen, blandt dem kan vi nævne:
1. Driftsmiljø
Frem for alt kan den teknologiske systeminfrastruktur forbedre organisationens driftsmiljø og strømline arbejdsprocesser. Dette i betragtning af at afsendelse og godkendelse af opgaver udføres hurtigere.
2. Kommunikationskanaler
Formel eller uformel kommunikation skal være den mest smidige og effektive for at projektet kan gennemføres korrekt. Det teknologiske system kan gøre kommunikationsprocessen mere effektiv.
3. Database
Endelig er det vigtigt at have databaser, der indeholder vigtig information for projektets succes. Oplysninger relateret til omkostninger, processer, tidspunkter og risikostudier.
Som konklusion kan det siges, at en virksomheds interne faktorer er en del af strukturen i hver organisation. Disse faktorer begrænser eller favoriserer udviklingen og gennemførelsen af projekter.
Af den grund er det i projektledelse praktisk at tage dem i betragtning, fordi det er svært at kontrollere dem. Projektledere skal lære at sameksistere med dem og gøre dem til lette elementer, når de starter udførelsen af projekter.