Kontorautomation er en kombination af hardware og software til at udvikle, automatisere og digitalt registrere de oplysninger, som et kontor har brug for for at udføre processerne og metodikken korrekt.
Kontorautomatisering blev født i slutningen af 40'erne, men den udviklede sig omkring 70'erne af det 20. århundrede. Introduktionen af tekstbehandlere, der erstattede skrivemaskiner på kontorer, havde meget at gøre med dens oprindelse.
Charles Simonyi var skaberen af kontorautomatisering i 1948 gennem lanceringen af Microsoft Office med samarbejde fra Richard Brodie.
Dette koncept henvises utvivlsomt altid til og er relateret til kontorarbejde og de værktøjer, der bruges til at udføre det.
Det var en meget innovativ ændring. I denne forstand tjente denne proces til at strømline kontorarbejde, og der blev også skabt nye muligheder for at udføre det. Manuelle aktiviteter, som var de vigtigste på det tidspunkt, blev udskiftet, og nogle blev automatiseret.
Administrative procedurer, mødeplanlægning, introduktion af Internettet, brugen af computere og de forskellige processorer og kontorkomponenter var i centrum for at strømline alle opgaver.
Grundlæggende værktøjer til kontorautomation
Disse er de mest fremtrædende:
- Tekstbehandlere: Udbredt i kontorarbejde.
- Regnemaskiner: Komponenter, der strømliner alle kontoprocesser og numre relateret til de opgaver, der udføres.
- Programmer til printeradministration: Uden tvivl et væsentligt objekt på ethvert kontor, der har brug for at konvertere virtuelle dokumenter til fysiske.
- Instant messaging-programmer: Meget nyttigt til kommunikation mellem arbejdere og transmission af øjeblikkelig information.
- Databaser: Meget vigtigt at registrere data relateret til en virksomhed, organisation eller projekt.
- Regneark: Noget, der er meget brugt til at registrere fakturaer for eksempel eller holde en opdateret kontoadministration.
- Faxmaskiner: Ligesom printere bruges faxmaskiner i vid udstrækning på kontorer, nogle gange er begge komponenter inkluderet i den samme enhed.
Kontorautomatisering har været et stort fremskridt inden for kontorarbejde.
Eksempel på kontorautomatisering
Programmer som Excel, Word, PowerPoint har revolutioneret måden at arbejde på. Disse programmer er inkluderet i Office-kontorpakken. Dette markedsføres af Microsoft. Der er dog lignende kontorautomatiseringspakker, der ikke har nogen omkostninger.
Derudover har selvfølgelig resten af de nævnte enheder formået at automatisere processer og udvikle en mere smidig metode til at udføre kontoropgaver.