Forretningsprotokol - Hvad er det, definition og koncept

En forretningsprotokol er et dokument til intern brug, der regulerer de interne procedurer i en organisation, hvilket hjælper med at standardisere kvaliteten af ​​varer og tjenester.

Et af de aspekter, der forbedrer organisationers konkurrenceevne, er kvaliteten af ​​deres tjenester, især når det kommer til virksomheder, der har datterselskaber forskellige steder.

At gøre tjenesterne og kundernes opfattelse af dem er ensartede er ikke en let opgave og kræver standardiseringsarbejde. I denne forstand er et af de værktøjer, som dette arbejde understøtter, Business Protocol.

Men i en virksomhed hele dagen sker der mange begivenheder. På en bestemt måde er forretningsprotokollen det værktøj, hvorigennem vi vil handle i visse situationer. Således, hvis virksomheden opretter en forretningsprotokol, der skal følges i tilfælde af, at en maskine går i stykker, vil denne protokol være den, der markerer de trin, der skal følges i et scenarie, hvor en af ​​vores maskiner går i stykker.

Og det i mange andre henseender. Lad os forestille os en brandprotokol, som er meget velkendt. Hvert firma i tilfælde af brand har en protokol til at forlade faciliteterne uden at blive forbrændt. Protokollerne, der har studeret manøvrene til deres forberedelse, har en garanti for succes i lyset af spontaniteten af ​​en problematisk begivenhed.

Derfor er forretningsprotokollen en slags dokumenteret vejledning til handling, som skal følges i hvert muligt scenarie og dermed undgår problemer, der kan påvirke ethvert aspekt af vores virksomhed.

Hvad er en forretningsprotokol?

Afhængigt af land kan det have forskellige valører. Blandt disse er proceduremanual, kode for god praksis, interne instruktioner osv.

Det vigtige er, at de alle resulterer i den samme ting: Lav en guide til, hvordan man reagerer på specifikke situationer, hvad enten det er med interne eller eksterne klienter.

Hvilke procedurer regulerer en forretningsprotokol?

Der er mere krævende protokoller end andre, afhængigt af virksomheden, men med hensyn til fælles minimumsregler er det almindeligt at finde kundeserviceprocedurer i normale sammenhænge, ​​i konfliktsituationer, i salg, i krav osv.

Og internt materialiserer forretningsprotokollen processerne i virksomhedens organisationsplan og kommunikationen mellem funktionelle områder i organisationen. F.eks. Er transit mellem salg, fakturering, lager, regnskab og lagerregistrering forskellig for hvert firma.

Denne proceduremæssige forskel er fastlagt i forretningsprotokollen.

Struktur af en forretningsprotokol

En forretningsprotokol kan udelukkende dedikeres til klienter og ekstern offentlighed såvel som udelukkende til samarbejdspartnere og internt personale.

Men derudover kan det være et blandet dokument, der angiver regler og procedurer for begge målgrupper i det samme dokument.

Struktur af en forretningsprotokol for internt publikum

Det er rettet mod arbejdere og definerer de formelle procedurer, der skal følges i en organisation under dens drift.

Dette gør det muligt at bestille administrationen og opnå en sporbarhed til at detektere afvigelser eller fejl.

Eksempler på forretningsprotokol for internt publikum

Her er nogle eksempler for en bedre forståelse af denne type protokol:

• Indkøbsprotokol: Procedure for at anmode om varer og / eller tjenester fra et funktionelt område, for eksempel markedsføringsområdet, til det område, der er ansvarlig for indkøb, generelt en indkøbsenhed.
• Intern kommunikationsprotokol: Procedure, der etablerer kommunikationskanaler, der betragtes som formelle, på tidspunktet for udførelse af en ledelse mellem funktionelle områder eller mod en ledelse. For eksempel brugen af ​​virksomhedens e-mail, informative notater, problemløsning hierarki, blandt andre.
• Klageprotokol for chikane på arbejdspladsen: Procedure for sikker klage over tilfælde af chikane på arbejdspladsen, som arbejdere i organisationen har lidt. Målet er at garantere jobstabilitet og støtte til dem, der rapporterer. For eksempel anonyme klagekanaler, en arbejdsmiljøenhed med et uafhængigt hierarki i virksomheden, en intern anklager, der tager klager fra arbejdere uden forskel på hierarkisk magt.

Eksempler på forretningsprotokol for eksterne målgrupper

Her er nogle eksempler for en bedre forståelse af denne type protokol:

• Kundeserviceprotokol: Procedure for at modtage, hilse, opfylde dine krav og afskedige en klient.
• Krav om opmærksomhedsprotokol: Procedure for at modtage, lytte, indeholde og levere løsninger til kunder, der klager over produktets kvalitet.
• Salgsprotokol: Grundlæggende procedure for at modtage, deltage, lytte til kundernes behov, guide, rådgive, ledsage og inducere dem mod købsprocessen.

Fordele ved en forretningsprotokol

Protokollerne på alle handlingsområder modtages godt, da de giver klarhed om, hvordan man skal tackle specifikke situationer.

Nogle af fordelene er følgende:

• Standardisering: Når protokollen er udarbejdet, kan den anvendes i alle organisationens datterselskaber, så det sikres, at principperne om servicekvalitet overholdes i hver enkelt af dem.
• Branding: Det bidrager væsentligt til oprettelsen af ​​virksomhedens brand, da disse konstante handlinger opretholdes over tid, hvilket skaber et samfund af kunder, der kan tale for virksomheden og anbefale det.
• Organisation: Virksomheder, der har protokoller, har også større organisationskapacitet. Dette skyldes, at gennem hele dem kan man forstå den fulde operation og oprindelse for hver handling.
• Uddannelse: Protokollerne tillader uddannelse af nye samarbejdspartnere, der slutter sig til virksomheden. Dens undersøgelse letter og fremskynder processen med viden om deres roller og funktioner, da det giver mulighed for at kende organisationens “know how”.

Forretningsprotokoller er en fremragende ledelsesforanstaltning, da de materialiserer organisationsstrukturen og giver en proceduremæssig ramme, både mellem arbejdere såvel som over for klienter.

Det er vigtigt at bemærke, at protokollerne skal være klare og realistiske. Hovedsageligt fordi de styrer procedurer mellem mennesker, hvor hver enkelt reagerer på forskellige måder. I denne forstand kan protokollerne justeres og / eller ændres over tid for at forbedre og integrere nye procedurer baseret på de erfaringer, der opstår over tid.