Den operationelle proces er input til en række aktiviteter, der er gensidigt relateret til at generere et endeligt resultat.
Først og fremmest er operationelle processer kendt som nøgleprocesser i en virksomhed. De betragtes som nøgleprocesser, fordi de direkte påvirker kundetilfredshed eller utilfredshed.
Derudover danner operationelle processer en virksomheds værdikæde. Alle disse processer forbruger ressourcer, og med dem dannes de varer og tjenester, der er rettet til kunderne for at tilfredsstille deres behov. Disse processer vurderes af aktionærer og kunder.
Hvorfor betragtes de som nøgleprocesser?
Naturligvis betragtes operationelle processer inden for en virksomhed som nøgleprocesser, fordi de direkte påvirker graden af kundetilfredshed. Derfor tillader de virksomheder at forholde sig til deres forbrugere eller kunder.
De tilføjer værdi til kunderne. Derfor afhænger den korrekte implementering direkte af virksomhedens ydeevne og rentabilitet.
De grundlæggende årsager til, at disse operationelle processer er vigtige for en virksomhed, er:
- De påvirker kundetilfredsheden.
- Virksomhedens rentabilitet og succes afhænger af dem.
- De tilføjer værdi til kunderne.
- De understøtter andre typer processer, der implementeres i virksomheden.
Til alt dette anbefales det, at alle driftsprocesser er godt identificeret og kontrolleret. Det er praktisk at forbedre dem kontinuerligt, fordi organisationens korrekte funktion afhænger af dem.
Uden tvivl er operationelle processer afgørende for enhver organisation. De er dog forskellige for hvert firma, og afhængigt af deres størrelse vil nogle have mere og andre mindre. Operative processer kan ikke betragtes som noget unikt eller endeligt. De skal altid tilpasses og opdateres for bedre at imødekomme kundernes krav.
Som vi tidligere har angivet, bruger hver virksomhed forskellige operationelle processer.
Eksempel på operationelle processer
Vi præsenterer to eksempler på en operationel proces. Den første til et fødevarefirma. Mens den anden beskriver processen udført af et edb-selskab.
Virksomhed, der køber og sælger mad
De operationelle processer, som den anvender, er følgende:
1. Ansøgningsproces for kundeordre
Analyser kundernes behov i henhold til de produkter, de sælger.
2. Købsproces
I denne proces købes de produkter, som kunderne anmoder om, og som virksomheden ikke har til salg.
3. Produktionsproces
Denne proces inkluderer forberedelse af de ordrer, der vil blive leveret til klienten.
4. Leveringsproces
Det er når de ordrer, som kunderne anmoder om, leveres.
5. Serviceproces efter salg
Tvivl, klager, krav eller kundenes uenighed løses, efter at produktet er leveret.
Virksomhed, der tilbyder computertjenester
For et it-serviceselskab er dets operationelle processer som følger:
1. Ansøgningsproces for kundeordre
Klientens teknologiske behov analyseres som anvendelse, funktionalitet og ethvert andet krav.
2. Produktionsproces
De nødvendige hardware- og softwareapplikationer er designet og udviklet.
3. Produktleveringsproces
Computerapplikationen leveres til klienten, for dette udføres installationen på serveren og de tests, der garanterer, at den fungerer korrekt.
4. eftersalgsproces
Tvivl, bekymringer og fejl, som den implementerede løsning kan præsentere, vil blive behandlet. Denne service kræver, at virksomheden tilbyder en garanti for den designede computerudvikling.
Vigtige operationelle processer for enhver virksomhed
Det skal bemærkes, at selvom hvert firma anvender forskellige driftsprocesser, kan vi nævne nogle, der er afgørende:
1. Marketing og salg
Først og fremmest har marketingprocessen at gøre med design, udvikling og levering af det endelige produkt til salgsafdelingen. Produktet skal fremstilles efter forbrugerens behov. Salgsprocessen er generelt ansvarlig for markedsføring af produktet.
2. Produktudvikling og levering
For det andet finder vi processen med at udvikle og levere den vare eller service, som kunderne anmoder om. Processen kan starte med anskaffelse af input og råmaterialer. Fortsætter med fremstillingsprocessen og slutter med levering af produktet til kunden. I hele denne proces skal kundens forventninger tages i betragtning.
3. Fakturerings- og opkrævningsproces
For det tredje begynder faktureringsprocessen, når virksomheden finder købere til sine produkter. Formålet er at generere forpligtelsesdokumenter til betaling af de solgte og leverede produkter. Det er praktisk at holde en tilstrækkelig kontrol, så denne proces udføres på den fastsatte tid og måde. Dette for at opretholde tilstrækkelig økonomisk præstation for virksomheden.
4. Kundeservice
Endelig giver kundeservice dig mulighed for at løse eventuelle spørgsmål, bekymringer eller problemer, som kunder måtte præsentere. Processen skal give et hurtigt og effektivt svar til købere, og derfor skal passende kontroller opretholdes.
Karakteristika for en operationel proces
De vigtigste kendetegn ved en operationel proces er:
- Operationelle processer omdanner alle input til output eller slutprodukt ved hjælp af ressourcer.
- Processerne er dynamiske, så de kan ændre sig og forbedres. De drives og administreres også.
- Hver driftsproces søger at opnå et endeligt resultat.
- De fokuserer på at imødekomme kundernes og alle interessenters behov, der er relateret til virksomheden.
- De aktiviteter, der udføres og relateres i en proces, kan udføres af mennesker, der tilhører forskellige afdelinger i en virksomhed. Men alt skal gøres for at nå fælles mål.
Fordele ved implementering af operationelle processer
De vigtigste fordele opnået af en virksomhed, der korrekt anvender sine operationelle processer, er:
- Det formår at gøre mere effektiv brug af knappe ressourcer.
- Hjælper med at gøre beslutningsprocessen lettere
- I forbedringsprocessen kan aktiviteter, der ikke tilføjer værdi, elimineres.
- De gør det muligt at reducere den nødvendige tid til hver operation eller aktivitet.
- Det formår at holde tilfredse kunder.
Endelig kan vi slutte med at sige, at det er afgørende for virksomhederne at have deres driftsprocesser klart identificeret og kontrolleret. Da disse processer genererer værdi og påvirker det endelige resultat, som er det produkt, der leveres til kunden. Hver virksomhed anvender sine operationelle processer forskelligt under hensyntagen til dets tilgængelighed af ressourcer. Både menneskelige, teknologiske, økonomiske og materielle ressourcer.