Planlægningsproces - hvad det er, definition og koncept
Planlægning er det første trin i den administrative proces. Planlægning består i at definere de strategier, der hjælper med at nå de tidligere etablerede mål.
Grundlæggende er planlægning et værktøj, der bruges i ledelsen til at sætte mål og vælge midlerne til at nå dem. Dette gør det muligt at følge en konkret og defineret fremgangsmåde. Med planlægningen kan du bestemme, hvad der skal gøres, hvordan det skal gøres, hvor og hvornår det skal gøres, og hvor meget det vil koste os.
På samme måde giver dette planlægningsværktøj os mulighed for i det øjeblik at beslutte, hvad vi vil gøre i fremtiden. Først defineres problemet, derefter analyseres fortiden, og den plan, vi skal følge, udarbejdes.
Planlægningstrin
Faktisk eksisterer enhver virksomhed eller organisation for at nå et specifikt mål. Derfor skal missionen retfærdiggøre grunden til at være i virksomheden på nuværende tidspunkt. Mens visionen indikerer, hvad virksomheden håber at være i fremtiden.
Derfor bestemmer en klar definition af en virksomheds mission, vision og værdier, hvilken type klienter den betjener, hvilke produkter den tilbyder, og hvilke behov den opfylder. Planlægningen skal være i overensstemmelse med disse grundlæggende aspekter af organisationen.
De vigtigste trin, der skal følges i planlægningsprocessen, er:
1. Vurder den aktuelle situation
For det første skal situationvurderingen omfatte en analyse af de faktorer, der er vigtigst for virksomheden. Disse faktorer kan være økonomiske indikatorer, markedstendenser, konkurrence og de ressourcer, som virksomheden har.
Det vil sige, planlægning starter ud fra organisationens miljø. Med dette bestemmes formålet med virksomheden, og de kort-, mellem- og langsigtede mål, der forventes nået, defineres. Søger at udnytte mulighederne og undgå trusler fra miljøet.
2. Definition af mål og mål
For det andet definerer mål og mål de vigtigste ting, som en organisation håber at opnå på kort, mellemlang og lang sigt. Målene skal være klart defineret, derfor skal de være realistiske, målbare og relevante for organisationen.
Naturligvis er målene de fælles punkter, som alle ansatte i en virksomhed skal arbejde for. At blive nøglepunkter, der styrer folks handlinger og aktiviteter.
3. Forbered handlingsplanen
For det tredje, hvis målene skal nås, er det nødvendigt at definere en handlingsplan. Handlingsplanen angiver de specifikke aktiviteter, der skal udføres for at nå målene. Disse konkrete handlinger kan også være strategier eller taktikker, der skal udføres for at opfylde planens formål.
4. Ressourcetildeling
For det fjerde kan de nødvendige ressourcer til at gennemføre planen være menneskelige, økonomiske, fysiske og materielle. Disse ressourcer skal tildeles i overensstemmelse med de handlinger eller aktiviteter, der er indeholdt i planlægningen.
Disse ressourcer skal bestemt organiseres effektivt i planlægningsprocessen. Ligeledes skal der opretholdes en kontrolproces under hele gennemførelsen af planen.
5. Udfør planen
For det femte indebærer udførelse, at handlingsplanen omsættes til handling. Til dette er det nødvendigt at delegere autoritet på samme måde tildele opgaver og ansvar for at nå planens mål. Under gennemførelsen af planen kan feedback gives efter behov.
6. Kontrol
Endelig er kontrol nødvendig i planlægningsprocessen, så målene kan nås. Af denne grund skal der følges op på, hvordan aktiviteterne gennemføres, og hvordan målene nås.
Planlægningsprincipper
De vigtigste principper for planlægning er:
1. Nøjagtighed
Frem for alt skal den gøres så klar og præcis som muligt, når man gennemfører planlægningsprocessen. Fordi planen skal styre de konkrete handlinger, der skal udføres. Derfor skal det være så specifikt som muligt, så det ikke er diffust eller for generelt. På denne måde vil det være muligt at nå, at målene nås med effektivitet og effektivitet.
Ligeledes undgår præcision improvisation eller uklarhed i udførelsen. For at planen skal fungere, skal den være baseret på reelle data og på præcis og nøjagtig begrundelse.
2. Fleksibilitet
Organisationer ændres naturligvis altid, så planlægningen skal være fleksibel for let at kunne tilpasse sig ændringer. Derfor skal den være i stand til at tilpasse sig ændringer, der kan forekomme, efter at planen er udarbejdet.
Faktisk skal enhver plan have en svag margen i uforudsete situationer. Finde nye handlingsretningslinjer, der gør det muligt at tilpasse sig nye situationer.
3. Enhed
Det er vigtigt at bemærke, at selvom hver afdeling i organisationen er tildelt et bestemt mål eller mål, er hele planen orienteret mod opnåelse af et fælles mål. Selvom der er specifikke planer for hver enhed, skal alle koordineres til en generel plan.
Bestemt skal alle være perfekt integreret for at opnå tilstrækkelig koordinering af funktioner, ressourcer og aktiviteter. Kun på denne måde er det muligt at nå målene.
4. Gennemførelighed
På den anden side bør planen ikke være så ambitiøs, at den er umulig at nå. Men ikke så optimistisk, at det ser ud til, at det er meget let at opnå. Det anbefales, at planen kan gennemføres og tilpasses organisationens forhold og behov.
Naturligvis skal planlægningen være realistisk, derfor skal den udarbejdes i overensstemmelse med virkeligheden, med den erfaring og med de ressourcer, som virksomheden har.
Planlægningsfunktioner
De vigtigste egenskaber ved planlægning er:
- Det er et værktøj, der bruges til at træffe vigtige beslutninger i en organisation.
- Planlægningsprocessen søger at optimere målopfyldelsen.
- Det søger at tilpasse målene efter virksomhedens behov og de ressourcer, den har til rådighed.
- Den definerer konkrete handlinger, der implementeres i øjeblikket for at nå fremtidige mål.
- Planlægning er en rationel og bevidst proces.
Planlægningstyper
Blandt de typer planlægningsprocesser, vi finder:
1. Strategisk
Under alle omstændigheder er strategisk planlægning det, der definerer handlingsretningslinjerne i organisationens generelle plan. Det udføres af de øverste ledere i en virksomhed. Det involverer hele virksomheden, generelt fastlægges og defineres mål på mellemlang og lang sigt.
2. Taktik
På den anden side inkluderer taktisk planlægning specifikke planer for hver enhed eller afdeling, og de er underordnet den strategiske plan. De er meget detaljerede planer, da de styrer hver enkelt afdelings handlingsforløb. Derfor kaldes det også funktionel planlægning.
Normalt inkluderer den den detaljerede plan for hvert ledelsesområde i virksomheden og er altid underordnet den generelle plan for virksomheden. De er også knyttet til kortsigtede beslutninger.
3. Operationel
De er generelt kortsigtede planer, tæt knyttet til taktisk planlægning. De er handlinger og aktiviteter, der skal udføres på de laveste niveauer i forretningsorganisationen.
På denne måde bestemmer operationel planlægning, hvordan ressourcer tildeles til at gennemføre planen. Det er en kortsigtet planlægning for hvert operationelt område. Den fastlægger de trin, der skal følges, og de tidspunkter, de skal opfyldes.
Afslutningsvis kan det siges, at planlægningsprocessen er afgørende for, at en virksomhed opnår et højt niveau af ydeevne. Nå, gennem planlægning defineres de mål og mål, der forventes nået. Derudover kan de mest egnede midler vælges for at opnå dette. Uden en plan kan de menneskelige, økonomiske og materielle ressourcer, som en virksomhed ejer, ikke styres tilstrækkeligt.
