Overvågningen af et projekt refererer til udførelsen af en række handlinger med det formål at verificere den korrekte udvikling af dets udførelse.
Overvågningen af et projekt begynder derfor, og når det er planlagt, med gennemførelsen af projektet.
Overvågningsfasen består i at kontrollere, om de forskellige faser af projektet udføres, i tide og danner hver enkelt af dem. For at gøre dette anvendes en række parametre og variabler, der giver os mulighed for at finde ud af, om der er afvigelser fra den oprindelige plan.
Betydningen af projektovervågning
Denne fase er vigtig for at etablere de nødvendige foranstaltninger til at løse de problemer, der opleves i udførelsen. Vi kan ikke starte noget, hvis vi ikke tidligere har en køreplan, samt en procedure til at kontrollere, at projektet kører korrekt. Af denne grund skal der etableres en klar, kortfattet og detaljeret opfølgning med alt, hvad der er nødvendigt for at kunne træffe beslutninger.
Derudover er det vigtigt, som vi vil se i det næste afsnit, klart at fastslå, hvordan denne overvågning skal udføres. Det er vigtigt, at alle ved, hvad der forventes af dem, og hvad deres handling skal være i tilfælde af en mulig beredskab.
Faser af projektovervågning
Lad os nu se detaljeret, hvilke der kunne være de vigtigste faser i overvågningen af et projekt såvel som dets vigtigste krav.
- Måle: Først skal du måle. Måling er nødvendig, når vi vil kontrollere noget. Vi er nødt til at vide, hvor langt vi kan gå, eller hvad grænserne vil være for at overveje succes eller fiasko. Derfor er det nødvendigt at hæve parametre og variabler samt de procedurer, der anvendes til at analysere dem.
- Møde og analyse: Derefter skal du mødes og analysere afvigelserne. Møderne skal være kortfattede, nøjagtige og direkte. Du skal tale om sagen med indikatorerne i hånden og med en kopi til hver deltager. Fra mødet skal det tydeligt udledes, hvad problemet er, samt dets årsager og konsekvenser.
- Søg efter løsninger: I det næste trin skal du beslutte, hvilken vej du skal følge for at løse disse afvigelser. I denne fase er det bedst for alle at arbejde i deres område og med deres egen gruppe eller individuelt. I et efterfølgende møde vil disse løsninger blive overvejet for at vælge de mest passende.
- Genmål: Endelig skal du måle igen. Når rettelserne er udført, skal analysen bruges igen for at se, om de har fungeret. Hvis vi har haft succes, fortsætter projektet; ellers vil det være nødvendigt at starte forfra.
Eksempel på projektovervågning
Dernæst vil vi se et eksempel for at afslutte.
Lad os forestille os et firma, der fremstiller sko. Dette firma producerer sko og distribuerer dem blandt forskellige multi-brand butikker.
Lad os se, hvordan processen ville være.
I denne illustration kan vi se, hvordan overvågningen af et projekt ville blive udført. Først oprettelse af parametre og målevariabler. F.eks. Antal fremstillede sko eller antal solgte sko. Dernæst skal du kontrollere, hvilken type sko der fungerer bedst. På den anden side skal du tage højde for de nye tendenser, der fremkalder købers interesse. Endelig er du nødt til at kontrollere igen og træffe korrigerende handlinger, hvis det er nødvendigt.
