Stadier i den administrative proces
Stadierne i den administrative proces er planlægning, organisering, ledelse og kontrol.
I dette indlæg vil vi udvikle og forklare stadierne i den administrative proces. Som angivet i begrebet administrativ proces skal vi skelne mellem faser og faser. Den mekaniske fase (planlægning og organisering) og den dynamiske fase (retning og kontrol).
Det er meget vigtigt at forstå hvert trin i rækkefølge. Alle faser er vigtige og indbyrdes forbundne.
Oversigt over stadierne i den administrative proces
For at gøre det endnu lettere at forstå har vi udarbejdet denne oversigt over den administrative proces:
1. Planlægning
Planlægning består af den del, der er ansvarlig for at se, hvordan noget skal gøres. Det vil sige besvare spørgsmål som:
- Hvad vil vi opnå?
- Hvad skal vi gøre for at nå vores mål?
- Hvem har ansvaret for hver del af processen for at nå målet?
- Hvornår og på hvilke vilkår vil hver handling blive udført?
- Hvilke ressourcer har vi brug for?
- Hvor kan vi få ressourcerne?
- Hvad koster disse ressourcer?
- Hvilke slags tilbageslag kan vi have, og hvordan skal vi løse dem, hvis de opstår?
- Hvad gør vi, når vi står over for et tilbageslag, som vi ikke havde forudset?
Kort sagt handler det om alt, hvad vi skal beslutte, inden vi starter. Uden planlægning løber vi målløst. Og hvordan ved vi, det betyder slet ikke noget at løbe meget hurtigt, hvis vi ikke har en plan.
2. Organisation
Når vi først har lavet en planlægning, er det tid til at organisere. Dette er, meget enkelt, for at distribuere opgaverne. På en eller anden måde giver mening alle de spørgsmål, vi har forsøgt at besvare i planlægningsfasen. Nogle spørgsmål, der skal løses i denne fase af den administrative proces, er:
- I hvilken rækkefølge tager vi os af opgaverne?
- Hvem har ansvaret for hver opgave?
- Skal vi udføre opgaverne sammen, eller vil hver have ansvaret for en ting?
- Vil vi træffe dem demokratisk, når vi træffer beslutninger?
- Vil hierarkiet være vandret eller lodret?
Selvom disse spørgsmål kan virke som en del af planlægningen, er fokus her at bringe konceptet videre. Det vil sige, det er en del, der fastslår, hvordan alt er organiseret. Når det kører, hvilke organisatoriske principper følges.
3. Adresse
Ledelse, i modsætning til hvad mange mennesker tror, behøver ikke at være ansvarlig for en enkelt person. Det kunne også drives af en styringsgruppe. Ledelsen er dog ansvarlig for at hjælpe, gribe ind, støtte eller motivere det arbejde, der udføres.
Således er for eksempel direktørerne ansvarlige for at påvirke medlemmerne af projektet. Enten at hjælpe dem, give dem alternativer eller undgå konflikter mellem forskellige dele af organisationen.
4. Kontrol
Kontrol defineres specifikt som overvågning af resultater og måling heraf gennem pålidelige målinger. Så baseret på de etablerede metrics vil organisationen forsøge at spore aktiviteter for at se, om den planlagte plan følges.
Lad os for eksempel sige, at dit årlige salgsmål er 10.000. I planen er det fastslået, at der i januar måned skal foretages 1.000 salg for at nå målet. At kontrollere, om disse mellemliggende mål følges, hjælper os med at kontrollere, at hovedmålet nås.
