En administrativ assistents funktioner er dem, der stammer fra et administrativt arbejde på kontoret. De spænder fra kundeservice til dokumentstyring af en virksomhed.
Arbejdet med en administrativ assistent har flere opgaver og er grundlaget for en virksomheds daglige aktivitet fra et administrativt synspunkt.
Selv om denne professionelle stilling oftest er den med den laveste rang og løn inden for en virksomheds struktur, udfører denne type profil mange og varierede grundlæggende funktioner i løbet af en virksomhed.
For deres arbejde skal en assistent have påviselig viden og færdigheder om elementer på et kontor.
Særligt vigtigt er domænet for den grundlæggende kontorautomatiseringssoftware, der udvides blandt forretningsstrukturen, såvel som andre specifikke programmer til bestemte sektorer (grafisk design, vektor, programmering, aktuarmæssig videnskab …)
Derudover er det normalt nødvendigt for denne profil at håndtere computerudstyr eller aktiver, der er bredt spredt på kontorer af alle slags. Eksempler på dette er computere, fotokopieringsmaskiner og andet dokumentbehandlings- og arkiveringsudstyr.
Administrative assistentfunktioner
En administrativ assistent udfører et stort antal opgaver i den daglige virksomhed. Alle kan kategoriseres som følger og kræver en række kompetencer:
- Ansigt til ansigt kundeservice: Assistenten er den første person, der er tilgængelig for offentligheden og fungerer som et filter for klienterne i de enkelte virksomheds faciliteter.
- Kommunikationsstyring: Denne professionelle skal organisere telefon- og e-mail-kontakter. Det er også almindeligt for dig at koordinere sociale netværk eller webelementer i mangel af specifikke fagfolk til disse funktioner.
- Modtagelse, styring og afsendelse af dokumentation: Det er almindeligt, at administrative assistenter fungerer som bagage- og dokumentstyrere og distribuerer dem gennem de forskellige afdelinger.
- Daglige ledelsesopgaver: Ofte udfører disse medarbejdere grundlæggende kontorautomatiseringsopgaver, såsom oprettelse af forskellige typer indhold og udarbejdelse af personalets dagsorden. De mest fremtrædende er fakturering, regnskab eller dokument- og filhåndtering.
- Forholdet til tredjeparter: Virksomheder skal etablere kommunikation med andre, såsom leverandører eller offentlige regulatorer. Ofte er den administrative assistent ansvarlig for at holde denne informationsstrøm flydende.
- Støtte til ledende medarbejdere eller vejledere: Som i det forrige punkt udfører mange assistenter supportopgaver for andre områder af virksomheden ud fra et administrativt synspunkt.
Stillingen som administrativ assistent
Denne type professionel kan findes i alle typer virksomheder, uanset deres størrelse og den økonomiske sektor, som de deltager i.
Samtidig er den til stede i både private og offentlige virksomheder med adgang gennem opposition.
Takket være udviklingen af nye digitale miljøer og fremkomsten af ny telekommunikation har den professionelle profil for en administrativ assistent erhvervet nye funktioner til at udføre.
Dette har påvirket behovet for uddannelse til at besætte denne stilling i en virksomhed. Normalt reguleres denne forberedelse i professionelle kurser rettet mod viden om virksomhedsadministration eller økonomi.
