Projektledelse er en proces, der sikrer, at projektet udvikles fra start til slut med alle de tildelte ressourcer og på den planlagte tid.
Projektledelse er en disciplin, der primært er lært af erfaring. I modsætning til hvad der sker med forretningsstyring generelt, er der ikke så meget tilknyttet bibliografi.
Og det er, at projekterne kan have forskellige naturer; kommercielle, miljømæssige, juridiske, uddannelsesmæssige osv. og for hvert område er der begrænsninger og faktorer, der kan påvirke projektet til at gennemgå ændringer i dets oprindelige design, der strækker sig i tid eller i ressourcer.
Projektledelsesfunktioner
Vanskeligt at påpege det i en definition, men det kunne forenkles som følger.
Et projekt har et mål, der skal opdeles i flere mere specifikke. Ja, meget lig en undersøgelse, men i dette tilfælde skal der for hvert specifikt mål mindst være følgende komponenter:
- Udførelsestid.
- Udførelsesmål.
- Tilknyttede ressourcer.
- Udførelsesplan (for eksempel marts til december inklusive alle ikke-arbejdsdage, såsom helligdage og helligdage).
- Overvågningsindikatorer.
- Ansvarlig for dette mål.
Et meget nyttigt værktøj til projektstyring er Gantt Chart, som giver dig mulighed for grafisk at visualisere projektet og distribuere hvert af dets faser i farver.
Et andet meget vigtigt punkt er permanent overvågning og en beredskabsplan for hver enkelt sag.
Ved projektering af projektet er det godt at lave en liste over de mulige risici og de foranstaltninger, der skal træffes, hvis de skal realiseres. Dette giver dig mulighed for at handle hurtigt uden at improvisere.
Se konstant på aktiviteter og budget
Udførelsen af aktiviteter skal være i overensstemmelse med den procentdel af budgettet, der hidtil er fundet, så det er vigtigt at etablere etaper. For eksempel et projekt med tre faser:
- 1: Marts til juni 30% af aktiviteterne og 20% af budgettet
- 2: Juni til september 50% af aktiviteterne og 50% af budgettet
- 3: Oktober til december 100% af aktiviteterne og 100% af budgettet
Hvis man tager ovenstående, ville det være farligt, hvis f.eks. Kun 40% af aktiviteterne i fase 2 var blevet gennemført, og alligevel var 50% af budgettet brugt. Det efterlader en reduktion på 10% i ressourcer, der skal justeres undervejs, hvilket efterlader projektet sårbart over for yderligere ændringer.
En anden læsning, som dette eksempel har, er, at sidste kvartal har en meget smidig og intens udførelse, fordi halvdelen af projektet er udviklet, derfor er det meget vigtigt at overvåge det.
Generelt er der en tendens til at tro, at projekter har en forholdsmæssig udførelse. Det vil sige, aktiviteterne fordeles ligeligt i hele perioden, men i virkeligheden vil det afhænge af den type projekt, der udføres.
Hvis det er et uddannelsesprojekt, skal dette logisk set tilpasses de måneder, hvor de studerende er i skole, hvorved feriemånederne er fri eller med færre aktiviteter.
Et andet vigtigt eksempel har at gøre med vejret. Bygningsprojekter har for eksempel forsinkelser i vintermånederne, fordi regnen eller kulden forårsager ændringer og nødsituationer.
Kort sagt kræver projektledelse en forudgående evaluering inden for det økonomiske, tekniske, miljømæssige, juridiske og kommunikative område for at se, hvilken indvirkning det vil have på miljøet, eller hvilke slag det kan lide under udviklingen.
Det er grunden til, at hver gang projekterne består af tværfaglige teams, der bidrager med viden fra forskellige områder med det formål at reducere usikkerheden og opnå den ønskede udførelse inden for den planlagte tid. Det ville i sidste ende være en vellykket projektstyring.
